エクセルの共有解除方法が分からずに困っていませんか？
共有解除ができないと、変更履歴の保存ができないなど、業務にさまざまな支障を及ぼします。
この記事では、エクセルの共有解除方法とその原因、対処法について詳しく解説します。
エクセルの共有解除方法をマスターして、オフィス業務の効率アップを目指しましょう。
エクセルの共有とは？
エクセルの共有とは、複数のメンバーが同時に同じファイルを編集できる機能です。
エクセルの共有機能を使うとさまざまなメリットがあります。
エクセルの共有機能を使うメリット
エクセル共有は、業務効率化やチームワーク強化など多くのメリットがあります。
以下に主なメリットを5つ挙げました。
- 複数人で同時に作業できる
- 最新の情報を常に共有できる
- 意思決定を迅速に行える
- 過去のバージョンを簡単に確認できる
- 紙資料や印刷コストを削減できる
その他、アクセス制限ができる、リアルタイムでフィードバックできるなど、メリットは多岐にわたります。
エクセルの共有機能を使う方法
エクセルの共有機能を使うためには「共有」アイコンを使います。
エクセルの共有機能を使う具体的な手順は以下の通りです（Excel2019以降）。
- 共有したいエクセルファイルを開く
- 画面右上の吹き出し型アイコンをクリック
- 「共有」を選択
- 画面下「共有リンクを取得」をクリック
- 「編集リンク」「表示のみのリンク」のいずれかを選択
- コピーしてリンクを取得
- リンクを取得して送信
これで、リンクを取得しているメンバー間でエクセルを共有できます。
エクセルの共有機能の種類
エクセルの共有機能は2種類あります。
新・旧バージョンに分かれているので、使う前にはチェックしておきましょう。
- 旧バージョン・共有ブック（Excel2016以前）
- 新バージョン・共同編集（Excel2019以降およびMicrosoft365）
旧バージョン・共有ブックでサポートされていない操作
旧バージョンの共有ブックではサポートされていない操作がいくつもあります。
共有ブックで対応していない主な操作は以下の通りです。
| 項目 | 操作内容 |
| 表 | 作成・挿入 |
| 条件付き書式 | 追加・変更 |
| データ入力規制 | 追加・変更 |
| グラフ・ピボットグラフレポート | 作成・変更 |
| 図形・オブジェクト | 挿入・変更 |
| ハイパーリンク | 挿入・変更 |
| シナリオ | 作成・変更・表示 |
| セルブロック | 挿入・削除 |
| ワークシート | 削除 |
| 結合セル | 結合・分割 |
| スレッド化コメント | 追加 |
エクセルの共有のような便利機能を知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
エクセルソフトについても詳しく記載しているので、この機会に復習するのもおすすめです。
エクセルの共有解除方法
ここでは、エクセルの共有の解除方法について解説します。
エクセルの共有の解除方法
エクセルの共有の解除方法はとても簡単です。
- 共有解除するブック（ファイル）を開く
- 画面上の「校閲」タブを選択
- 画面右上にある「ブックの共有を解除」をクリック
- 「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックマークを外す
- メッセージが表示されたら「OK」をクリック
これで、エクセルの共有が解除されました。
解除後は、タイトルバーにあった「共有」という文字が削除されています。
共有解除後は、「共有」文字の有無をチェックしておいてください。
エクセルの共有を解除すると、変更履歴は消えるので解除するときには慎重に行いましょう。
解除前に、ファイルを保存してバックアップしておくと、万が一のトラブルに備えられます。
エクセルの共有解除ができない原因と対処法
エクセルの共有解除ができない原因はいくつかあります。
ここでは、主な3つの原因とその対処法について解説します。
- ブックが保護されている
- 他の編集者が共有ブックを開いている
- 共有ブックが読み取り専用になっている
①ブックが保護されている
エクセルの共有解除ができないときは、ブックが保護されている可能性があります。
この際には「ブックの共有を解除」が薄い文字になり、クリックできない状態になっています。
ブックが保護されているときの対処法は、以下の通りです。
- 「校閲」タブを開く
- 「ブックの保護」をクリック
- ブックを保護したときのパスワードを入力
- 「OK」をクリック
これで、ブックの保護が解除され、「ブックの共有を解除」へ進める状態になりました。
②他の共有者が編集中である
他の共有者が編集中の場合も、エクセルの共有解除はできません。
この場合は、編集している共有者に編集画面を閉じてもらうことで対応できます。
編集中の共有者に連絡が付かず画面を閉じられない場合は、強制退出することもできます。
強制退出の手順は以下の通りです。
- メニューバー上部アイコンボタン右側の「ブックの共有」クリック
- 「ブックの共有」ダイアログボックスが開く
- 「現在このブックを開いているユーザー」の中から退出して欲しいユーザーを選択
- 「ユーザーの削除」をクリック
- 「OK」をクリック
これで、編集中のメンバーはファイルから強制退出されました。
③共有ブックが読み取り専用になっている
エクセルの共有解除ができない場合、共有ブックが読み取り専用になっていることもあります。
読み取り専用になっているときは、画面最上部の「共有」の左横に「読み取り専用」と表示されています。
この際は、「読み取り専用」の状態を解除すればエクセルの共有解除に進めます。
「読み取り専用になっている理由が分からない」という場合、まずパソコンをシャットダウンしてみましょう。これで、読み取り専用状態が解除されることもあります。
読み取り専用の解除方法
シャットダウンしても読み取り専用が改善されない場合もあります。
その際は、以下の手順で「読み取り専用の解除」を実行してください。
「読み取り専用解除」機能は、メニューに最初から表示されていません。
そのため、まず以下の手順でリボンにボタンを追加する必要があります。
- エクセルのファイル、左メニューバーにある「オプション」をクリック
- ダイアログボックスが表示される（続いて以下の画面と合わせて解説）
- 画面①「リボンのユーザー設定」を選択
- 画面②「すべてのコマンド」を開く
- 画面③「読み取り専用の設定/解除」を選択
- 画面④「リボンのユーザー設定（B）」で「メインタブ」を選択
- 画面⑤「+」ボタンで展開
- 「新しいグループ（ユーザー設定）」を選択し、画面⑥「新しいグループ（N）」をクリック
- 画面⑦「追加（A）＞＞」をクリック
- 画面⑧「OK」で完了
上記の操作で、ホームメニューに「読み取り専用解除」ボタンが追加されます。
この後「読み取り専用解除」をクリックすれば、ブックの読み取り専用設定を解除できます。
画像引用：Microsoft公式
エクセルを共有する際の注意点
エクセルを共有する際には、いくつかの注意点があります。
以下では、エクセル共有時の注意点、および回避策をお伝えします。
- ファイル破損のリスク
- 情報漏洩のリスク
- 一部の機能制限
注意点①ファイル破損のリスク
エクセルファイルを共有すると、ファイル破損の恐れがあります。
これは、エクセルファイルの共有者が多い場合に起こりやすく、特に複数の共有者が同時に保存する際に破損リスクが高まります。
破損の主な原因は、予期せぬパソコンのシャットダウン、大容量ファイルなどです。
ファイル破損を回避するためには、共有前にバックアップを取る、ファイル容量を小さくする、ファイルを閉じてから保存するなどの対処法があります。
注意点②情報漏洩のリスク
エクセルファイルの共有は、設定ミスによる情報漏洩のリスクも潜んでいます。
主な原因は、編集権限の誤設定、閲覧権限の過剰付与、パスワードの流出などです。
このリスクを回避する方法には、編集・閲覧を許可するユーザーを限定する、パスワードを強力にする、事前に機密情報をファイルから削除するなどがあります。
注意点③一部の機能制限
エクセルファイルを共有すると、一部の機能が制限されます。
主な機能制限は、表の作成や挿入、条件付き書式の変更、グラフの作成などです。
エクセルの機能制限を回避するにも、エクセル共有前に機能制限に該当する作業を完了しておくことをおすすめします。
エクセル共有をフル活用！おすすめセミナー3選
エクセル共有は、スタッフ間のコミュニケーションを活性化し、作業を効率化・スピーディーに推進する便利な機能です。
しかし、適切な方法で運用しないと、上記「エクセルを利用する際の注意点」でお伝えしたように思わぬ問題を引き起こす可能性も潜んでいます。
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エクセルの共有解除ができない？まとめ
エクセルの共有解除方法は簡単です。
しかし、共有機能のリスクを知らないまま利用していると、思わぬトラブルに巻き込まれるかもしれません。
安全でスムーズな情報共有を実現するためにも、エクセル共有機能を正しく理解し、適切な対策を講じることが重要です。
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