エクセルでページ番号が正しく設定されていると、資料が整理されて見やすくなります。しかし、ページ番号の設定方法がわからずに悩む人もいるでしょう。
本記事では、エクセルでページ番号を設定する方法から、便利な使い方まで詳しく解説します。エクセルでできることを知っておき、より効果的に活用しましょう。
エクセルでページ番号を挿入するメリット
エクセルでページ番号を設定するメリットは、以下の3つです。
- 整理整頓できる
- 特定のページを簡単に見つけられる
- 読み手に配慮ができる
ページ番号を設定すると、大量のデータセットや複数のシートを管理する際に便利です。それぞれ分かりやすく解説します。
メリット①整理整頓ができる
エクセルでページ番号を設定すると、印刷されたドキュメントの整理整頓がしやすくなります。特に複数ページにわたるデータやレポートを扱う際は、ページ番号があると順序通りに並べ替えられるため便利です。
ページの順番の乱れを防げると資料の管理がスムーズに行えるため、作業効率が向上して時間の節約につながります。
メリット②特定のページを簡単に見つけられる
エクセルにページ番号が付いていると、特定の情報をすぐに見つけられます。例えば、プレゼンテーションや会議の場で、ページ番号が振られているエクセル資料が用意されると、参加者が同じページを簡単に参照できます。
大量のデータを扱う際でも特定のページを迅速に見つけられるため、時間の削減につながります。
メリット③読み手に配慮ができる
エクセルでページ番号を設定することで、資料がより分かりやすくなります。特にビジネスや公式な場面で提出する資料にページ番号が付いていると、細部にまで配慮していることを示せます。
これにより、資料の評価や信頼性が向上し、プレゼンテーションや報告書が一層伝わりやすくなります。ページ番号の設定は、全体の印象を向上させる重要な要素です。
エクセルにページ番号を設定する基本操作
エクセルでページ番号を設定するのは簡単ですが、正しい手順を踏むことが重要です。以下のステップに従って、ページ番号を設定しましょう。
- ページレイアウトタブを開く
- ページ設定ダイアログボックスを開く
- ヘッダー/フッタータブを選択
- カスタムヘッダーまたはカスタムフッターを設定
- ページ番号の書式を設定
上記の動画でも、エクセルにページ番号を設定する方法がわかりやすく解説されているため、あわせて参考にしてください。
①ページレイアウトタブを開く
まずはエクセルを開いて、ページ番号を設定したいシートを選びます。続いて、リボンメニューから「ページレイアウト」タブをクリックします。このタブには、ページ設定に関連する様々なオプションが揃っています。
②ページ設定ダイアログボックスを開く
先ほどクリックした「ページレイアウト」タブ内にある、「ページ設定」グループの右下の小さな矢印をクリックします。
クリックすると、ページ設定ダイアログボックスが表示されます。ダイアログボックスでは、ページ設定に関する詳細なオプションを設定できます。
③ヘッダー/フッタータブを選択
ページ設定ダイアログボックスが開いたら「ヘッダー/フッター」タブを選びます。ヘッダーとは、各ページの上部に表示される情報で、フッターとは各ページの下部に表示される情報のことを表しています。
設定するとページごとに繰り返し表示されるため、文書の整理や識別に役立ちます。
④ヘッダーの編集またはフッターの編集を設定
続いて「ヘッダー/フッター」タブから、「ヘッダーの編集」または「フッターの編集」のボタンをクリックします。
すると、ヘッダーやフッターに、テキストや要素を追加できるウィンドウが開きます。ここで、ページ番号を挿入するための設定を行います。
⑤ページ番号の書式を設定
「ヘッダーの編集」もしくは「フッターの編集」を押したら、アイコンから「ページ番号の挿入」ボタンを選択します。すると、&[ページ番号]と表示されます。
必要に応じて書式をカスタマイズし、「OK」をクリックします。上記のステップを踏めば、エクセルシートにページ番号が設定されます。手順が多く感じるかもしれませんが、慣れるとスピーディーに設定できるので覚えておきましょう。
エクセルを学べるおすすめの講習2選
エクセルのスキルをさらに向上させたい方に向けて、2つのセミナーを紹介します。
エクセルの基本操作をしっかり学びたい初心者から、業務の効率化を目指したい方まで役に立つ講座です。それぞれの内容について、詳しく解説します。
1.Excel基礎セミナー講習
エクセルの基本操作を学びたい方には、BIZROADのExcel基礎セミナー講習がおすすめです。
項目 | 内容 |
---|---|
セミナー名 | Excel基礎セミナー講習 |
対象 | 初心者、基礎から学びたい方 |
学習内容 | データ入力やセルの書式設定、数式、関数、グラフ作成、データ整理 |
受講期間 | 2日間 |
受講形式 | 会場受講・ライブウェビナー・eラーニング |
費用(税込) | 33,000円(eラーニングは27,500円) |
Excel基礎セミナー講習では、エクセルの初心者や基本からしっかり学びたい方を対象に、基本操作全般を習得できる講習です。具体的には、データの入力方法やセルの書式設定、簡単な数式や関数の使用方法、グラフの作成方法などを学びます。
セミナー修了後には日常業務でのデータ入力や計算、データ整理などがスムーズに行えるようになり、業務の効率化が期待できます。初心者でも安心して参加できる内容のため、エクセルを確実に学びたい方におすすめです。
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2.Excelマクロ・VBAセミナー
エクセルの操作をさらに高度化し、自動化や効率化を図りたい方には、BIZROADのExcelマクロ・VBAセミナーがおすすめです。
項目 | 内容 |
---|---|
セミナー名 | Excelマクロ・VBAセミナー |
対象 | 業務の効率化を目指す方、自動化したい方 |
学習内容 | マクロとVBAの基礎知識やVBAプログラミングの基礎、など |
受講期間 | 2日間 |
受講形式 | 会場講義・ライブウェビナー |
費用(税込) | 33,000円 |
Excelマクロ・VBAセミナーでは、エクセルのマクロとVBAの基本から応用操作までを学べます。実際の業務に直結する具体的なスキルを段階的に習得できるため、初心者から中級者まで幅広いレベルの参加者に対応しています。
エクセルでページ番号を設定する応用テクニック
エクセルでページ番号を設定する際の応用テクニックを身につけると、さらに効率よく資料を整理できます。複数のシートに連続して設定する方法や、好きな数字から挿入するやり方などを紹介します。
応用テクニック①複数のシートに連続してページ番号を振る
エクセルでは、複数のシートに連続してページ番号を振ることが可能です。シートをまたいでページ番号を設定すると、全体の資料が一貫して見やすくなるので便利です。
まずは、ページ番号を振りたいシートを[Ctrl]キーを押しながら選択します。そして「ページレイアウト」タブの「ヘッダー/フッター」からページ設定を行ってください。
すると、1つ目のシートの最後のページ番号に続く形で、2つ目のシートにページ番号が設定されます。シートが変わっても、一つの連続したドキュメントとして扱えるようになります。
応用テクニック②特定のページ番号を設定する
エクセルでは、特定のページ番号を設定することができます。例えば、1ページ目の資料を印刷する際に「1」ではなく「5」や「10」など、任意のページ番号を設定できます。この機能は、前の資料が9ページまであり、次の資料を10ページ目から始めたい場合などに便利です。
まずは「ページレイアウト」タブから「ページ」をクリックします。そのなかに「先頭ページ番号」という項目があるため、希望の番号を入力してください。
数字を入力して保存して閉じると、指定した番号から資料が連続して表示されます。
応用テクニック③現在のページと総ページ数を表示する
例えば「2/6ページ」など、現在のページと総ページ数を表示することも可能です。現在の資料が全体の何ページ目に該当するのか一目でわかるので便利です。
まずは「ページレイアウト」タブの「ページ設定」を開きます。続いて「ヘッダー/フッター」タブから、ページを挿入したいほうのプルダウンを押して「1/?ページ」を選んでください。
印刷プレビュー画面を確認すると、現在のページ番号と全体のページ番号が表示されていることがわかります。
エクセルのスキルをさらに深めたい方は、BIZROADのExcel基礎セミナー講習やExcelマクロ・VBAセミナーに参加して、実践的な知識を身につけましょう。
エクセルでのページ番号の活用術
エクセルでページ番号を表示する方法を紹介しましたが、一緒に覚えておきたい機能を2つ紹介します。ページ番号を使ったエクセルの活用術を確認しましょう。
- レポート名を同時に表示する
- VBAを利用する
活用術①レポート名を同時に表示する
エクセルでは、ページ番号と同時にレポート名を表示することも可能です。まずは、エクセルの「表示タブ」をクリックして「ページレイアウト」を選択します。
次に、ページの上部または下部にある「ヘッダーを追加」または「フッターを追加」をクリックします。そして「ヘッダーとフッター」から「ファイル名」と「ページ番号」を押してください。
すると、レポート名の横にページ数が表示されるため、さらに見栄えが良くなります。ほかにも、エクセルのヘッダーを活用することで資料を見やすくする方法は、以下の記事で紹介しています。
活用術②VBAを利用する
エクセルではVBAを利用すると、ページ番号を自動的に設定することができます。自動化機能を活用すれば、多くのシートやデータに、効率よくページ番号を付けられます。
また、データのフィルタリングや並べ替えをしてページ番号が変わってしまっても、自動で再設定されるので便利な機能です。VBAについて詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。
エクセルのページ番号のまとめ
エクセルでページ番号を設定することは、資料を整理しやすくし、特定のページをすぐに見つけられるようにするために重要です。
ページ番号の設定方法は簡単で「ページレイアウト」から設定を開始して「ヘッダーとフッター」でページ番号を追加します。さらに、複数のシートに連続してページ番号をつけたり、特定のページ番号から始めたりすることも可能です。
エクセルで自身のスキルアップにつなげたい方や高度な機能を覚えて作業の効率化を図りたい方は、ぜひ講習を受けてエクセル技術や資格の習得に励んでみてはいかがでしょうか。
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