エクセルでページ番号が正しく設定されていると、資料が整理されて見やすくなります。しかし、ページ番号の設定方法がわからずに悩む人もいるでしょう。
本記事では、エクセルでページ番号を設定する方法から、便利な使い方まで詳しく解説します。エクセルでできることを知っておき、より効果的に活用しましょう。
エクセルでページ番号を挿入するメリット
エクセルでページ番号を設定するメリットは、以下の3つです。
- 整理整頓できる
- 特定のページを簡単に見つけられる
- 読み手に配慮ができる
ページ番号を設定すると、大量のデータセットや複数のシートを管理する際に便利です。それぞれ分かりやすく解説します。
メリット①整理整頓ができる
エクセルでページ番号を設定すると、印刷されたドキュメントの整理整頓がしやすくなります。特に複数ページにわたるデータやレポートを扱う際は、ページ番号があると順序通りに並べ替えられるため便利です。
ページの順番の乱れを防げると資料の管理がスムーズに行えるため、作業効率が向上して時間の節約につながります。
メリット②特定のページを簡単に見つけられる
エクセルにページ番号が付いていると、特定の情報をすぐに見つけられます。例えば、プレゼンテーションや会議の場で、ページ番号が振られているエクセル資料が用意されると、参加者が同じページを簡単に参照できます。
大量のデータを扱う際でも特定のページを迅速に見つけられるため、時間の削減につながります。
メリット③読み手に配慮ができる
エクセルでページ番号を設定することで、資料がより分かりやすくなります。特にビジネスや公式な場面で提出する資料にページ番号が付いていると、細部にまで配慮していることを示せます。
これにより、資料の評価や信頼性が向上し、プレゼンテーションや報告書が一層伝わりやすくなります。ページ番号の設定は、全体の印象を向上させる重要な要素です。
エクセルにページ番号を設定する基本操作
エクセルでページ番号を設定するのは簡単ですが、正しい手順を踏むことが重要です。以下のステップに従って、ページ番号を設定しましょう。
- ページレイアウトタブを開く
- ページ設定ダイアログボックスを開く
- ヘッダー／フッタータブを選択
- カスタムヘッダーまたはカスタムフッターを設定
- ページ番号の書式を設定
上記の動画でも、エクセルにページ番号を設定する方法がわかりやすく解説されているため、あわせて参考にしてください。
①ページレイアウトタブを開く
まずはエクセルを開いて、ページ番号を設定したいシートを選びます。続いて、リボンメニューから「ページレイアウト」タブをクリックします。このタブには、ページ設定に関連する様々なオプションが揃っています。
②ページ設定ダイアログボックスを開く
先ほどクリックした「ページレイアウト」タブ内にある、「ページ設定」グループの右下の小さな矢印をクリックします。
クリックすると、ページ設定ダイアログボックスが表示されます。ダイアログボックスでは、ページ設定に関する詳細なオプションを設定できます。
③ヘッダー／フッタータブを選択
ページ設定ダイアログボックスが開いたら「ヘッダー／フッター」タブを選びます。ヘッダーとは、各ページの上部に表示される情報で、フッターとは各ページの下部に表示される情報のことを表しています。
設定するとページごとに繰り返し表示されるため、文書の整理や識別に役立ちます。
④ヘッダーの編集またはフッターの編集を設定
続いて「ヘッダー／フッター」タブから、「ヘッダーの編集」または「フッターの編集」のボタンをクリックします。
すると、ヘッダーやフッターに、テキストや要素を追加できるウィンドウが開きます。ここで、ページ番号を挿入するための設定を行います。
⑤ページ番号の書式を設定
「ヘッダーの編集」もしくは「フッターの編集」を押したら、アイコンから「ページ番号の挿入」ボタンを選択します。すると、&［ページ番号］と表示されます。
必要に応じて書式をカスタマイズし、「OK」をクリックします。上記のステップを踏めば、エクセルシートにページ番号が設定されます。手順が多く感じるかもしれませんが、慣れるとスピーディーに設定できるので覚えておきましょう。
エクセルを学べるおすすめの講習2選
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エクセルでページ番号を設定する応用テクニック
エクセルでページ番号を設定する際の応用テクニックを身につけると、さらに効率よく資料を整理できます。複数のシートに連続して設定する方法や、好きな数字から挿入するやり方などを紹介します。
応用テクニック①複数のシートに連続してページ番号を振る
エクセルでは、複数のシートに連続してページ番号を振ることが可能です。シートをまたいでページ番号を設定すると、全体の資料が一貫して見やすくなるので便利です。
まずは、ページ番号を振りたいシートを［Ctrl］キーを押しながら選択します。そして「ページレイアウト」タブの「ヘッダー／フッター」からページ設定を行ってください。
すると、1つ目のシートの最後のページ番号に続く形で、2つ目のシートにページ番号が設定されます。シートが変わっても、一つの連続したドキュメントとして扱えるようになります。
応用テクニック②特定のページ番号を設定する
エクセルでは、特定のページ番号を設定することができます。例えば、1ページ目の資料を印刷する際に「1」ではなく「5」や「10」など、任意のページ番号を設定できます。この機能は、前の資料が9ページまであり、次の資料を10ページ目から始めたい場合などに便利です。
まずは「ページレイアウト」タブから「ページ」をクリックします。そのなかに「先頭ページ番号」という項目があるため、希望の番号を入力してください。
数字を入力して保存して閉じると、指定した番号から資料が連続して表示されます。
応用テクニック③現在のページと総ページ数を表示する
例えば「2／6ページ」など、現在のページと総ページ数を表示することも可能です。現在の資料が全体の何ページ目に該当するのか一目でわかるので便利です。
まずは「ページレイアウト」タブの「ページ設定」を開きます。続いて「ヘッダー／フッター」タブから、ページを挿入したいほうのプルダウンを押して「1／？ページ」を選んでください。
印刷プレビュー画面を確認すると、現在のページ番号と全体のページ番号が表示されていることがわかります。
エクセルのスキルをさらに深めたい方は、GETT ProskillのExcel基礎セミナー講習やExcelマクロ・VBAセミナーに参加して、実践的な知識を身につけましょう。
エクセルでのページ番号の活用術
エクセルでページ番号を表示する方法を紹介しましたが、一緒に覚えておきたい機能を2つ紹介します。ページ番号を使ったエクセルの活用術を確認しましょう。
- レポート名を同時に表示する
- VBAを利用する
活用術①レポート名を同時に表示する
エクセルでは、ページ番号と同時にレポート名を表示することも可能です。まずは、エクセルの「表示タブ」をクリックして「ページレイアウト」を選択します。
次に、ページの上部または下部にある「ヘッダーを追加」または「フッターを追加」をクリックします。そして「ヘッダーとフッター」から「ファイル名」と「ページ番号」を押してください。
すると、レポート名の横にページ数が表示されるため、さらに見栄えが良くなります。ほかにも、エクセルのヘッダーを活用することで資料を見やすくする方法は、以下の記事で紹介しています。
活用術②VBAを利用する
エクセルではVBAを利用すると、ページ番号を自動的に設定することができます。自動化機能を活用すれば、多くのシートやデータに、効率よくページ番号を付けられます。
また、データのフィルタリングや並べ替えをしてページ番号が変わってしまっても、自動で再設定されるので便利な機能です。VBAについて詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。
エクセルのページ番号のまとめ
エクセルでページ番号を設定することは、資料を整理しやすくし、特定のページをすぐに見つけられるようにするために重要です。
ページ番号の設定方法は簡単で「ページレイアウト」から設定を開始して「ヘッダーとフッター」でページ番号を追加します。さらに、複数のシートに連続してページ番号をつけたり、特定のページ番号から始めたりすることも可能です。
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