「エクセルで資料を印刷した際にページ番号を上部に表示させたい」このように思ったことはありませんか？
エクセルで印刷する枚数が多くなると、現在のページ数がわかる表記がないと、資料を見る際に不便です。エクセルではヘッダーを設定すれば、ページ番号だけでなく日付や作成者名などの必要な情報を一括で表示できます。
ヘッダーの使い方やヘッダーで設定できる項目について確認していきましょう。
エクセルのヘッダーとは
複数のワークシートを印刷する際、それぞれのページに日付や作成者を記載したい場面があります。そのような場合に便利なのがヘッダーです。
ヘッダーを使用すると、それぞれのページの上部に共通の内容が印字されます。ヘッダーを設定することで、印刷物の情報が整理され見栄えや利便性が向上するので、複数枚の印刷を行う際は積極的に活用しましょう。
エクセルでヘッダーを追加する方法
エクセルでは、複数の方法でヘッダーを追加できます。以下の4つの追加方法について詳しく確認していきましょう。
- 表示モードから追加する
- 挿入タブから追加する
- ページレイアウトタブから追加する
- 印刷プレビューから追加する
表示モードから追加する
エクセルの表示モードを標準からページレイアウトに切り替えることで、ヘッダーを追加できます。表示モードは、ワークシートの下に表示されているバーの右側にある3つのアイコンから切り替えが可能です。
通常では左の格子状のアイコンがアクティブになっているので、真ん中のアイコンをクリックして表示モードをページレイアウトに切り替えましょう。すると、セルの上部にヘッダーを追加できる領域が表示されます。
挿入タブから追加する
挿入タブからもヘッダーの追加は可能です。挿入タブ内の「テキスト」の項目から「ヘッダーとフッター」をクリックしましょう。
すると、表示モードがページレイアウトに切り替わり、セルの上部にヘッダーを追加できる領域が表示されます。
ページレイアウトタブから追加する
ページレイアウトタブからヘッダーを追加する方法です。ページレイアウトタブの「ページ設定」から右下にある矢印のアイコン（ダイアログ拡大ボタン）をクリックしましょう。
すると、専用のダイアログが開くので「ヘッダー/フッター」のタブを開きます。ヘッダーの項目内の「ヘッダーの編集」をクリックすることで、ヘッダーの設定画面に移行します。
左側、中央部、右側のそれぞれに任意の情報を入力できたら、OKを選択してヘッダーの追加が完了です。
印刷プレビューから追加する
ファイルタブをクリックして、左側に表示されている印刷を選択するか、Ctrl＋Pのショートカットキーを使って印刷のプレビュー画面を表示します。設定の一番下に表示されている「ページ設定」をクリックすると、専用のダイアログが立ち上がります。
タブを「ヘッダー/フッター」に切り替えて、ヘッダーの項目内の「ヘッダーの編集」を選択しましょう。左側、中央部、右側のそれぞれに任意の情報を入力してOKを選択したら、ヘッダーを追加できます。
また、エクセルでワークシートを印刷する際に、設定したコメントも表示したいと思ったことはありませんか？以下の記事では、エクセルでコメントをつけたまま、紙に印刷する方法について紹介しています。こちらもあわせてご覧ください。
エクセルのヘッダーで設定できる項目
エクセルのヘッダー機能を使えば、以下の9つをページの上部に表示できるようになります。
- ページ番号
- ページ数
- 現在の日付
- 現在の時刻
- ファイルのパス
- ファイル名
- シート名
- 図
- 図の書式設定
それぞれの項目について確認していきましょう。
ページ番号
ページ番号を設定すれば、現在のページが何ページ目なのかがヘッダーに表示されるようになります。「1.2.3…」と算用数字でわかりやすく表記されるため、一目で現在のページ数字を把握できます。
特にページが複数になる場合は、ページ番号を振っておくと、資料の管理がしやすくなるでしょう。
ページ数
ページ数を設定すれば、資料のトータルページ数を確認できるようになります。ページ番号と組み合わせて使うと、トータルのページ数のうち、現在が何ページ目の資料であるかを一目で把握できるようになります。
ヘッダーの入力項目に&［ページ番号］/&［総ページ数］と入力することで「1/3」や「2/5」といったわかりやすい表記が可能です。
現在の日付
現在の日付は、エクセルを編集した時点での日付を西暦で表示できる機能です。日付を追加することで、文書やデータの作成日や更新日が一目で把握できるようになります。
これにより、情報の管理や整理が容易になります。日付がないと、最新のデータか古いデータかの判断が難しくなるので、長期的に保管する資料の場合は、忘れずに表示させておきましょう。
現在の時刻
現在の時刻は、エクセルを編集した時点での時間を表示できる機能です。現在の時刻をエクセルに表示することで、編集した時点の詳細な時間を確認できます。
この機能を利用すると、データの更新や操作のタイミングをより詳しく把握可能です。現在の日付と組み合わせることで、より更新タイミングのわかりやすい資料となるでしょう。
ファイルのパス
対象のエクセルが保存されているファイルのパスをヘッダーに表示できる機能です。紙の資料から元のファイルを探したい場合に便利です。
ファイルのパスを記載しておくと、データを更新したいときに、パソコンの中を探し回る必要がなくなるので、作業の時短につながるでしょう。
ファイル名
ヘッダーにファイル名だけを記載しておきたい場合に使える機能です。パスを設定しておいた方がファイルを探す手間はかかりませんが、保存場所によっては記載が長くなってしまいます。
ファイル名だけでも場所を特定できるのであれば、こちらの指定の方が簡潔で見やすい資料にできるでしょう。
シート名
設定したシート名をヘッダーに表示する機能です。エクセルでは、シート名を変更しないと「Sheet1」「Sheet2」と名前が割り振られます。
しかし、「1月」「2月」など月別でシートを分けている場合、シート名をヘッダーに設定することで、一目で何月のデータかがわかるようになります。
図
図を使えば、ヘッダーに任意で用意した画像を表示できます。資料の左上に会社のロゴを入れたい場合などに、便利な機能です。
図を選択すると画像の挿入のダイアログが開くので、ファイルを参照して任意の画像を選択しましょう。
図の書式設定
ヘッダーに挿入した図は、図の書式設定から編集が可能です。設定した画像のサイズが大きすぎる場合は、ヘッダーの領域に合わせて高さや横幅を変更できます。
ほかにも、明るさやコントラストなど、さまざまな設定が可能です。
また、ヘッダーを使用する際は、オプションとして以下の設定も行えるので、状況に合わせて使用してみてください。
| オプション | 説明 |
| 先頭ページのみ別指定 | 先頭ページのみ異なるヘッダーを挿入できる |
| 奇数/偶数ページ別指定 | 奇数ページと偶数ページで異なるヘッダーを設定できる |
| ドキュメントに合わせて拡大/縮小 | ヘッダーがワークシートの印刷倍率に合わせて拡大/縮小される |
| ページ余白に合わせて配置 | ヘッダーの余白とワークシートの左右の余白を自動的に合わせる |
エクセルのヘッダーを削除する方法
エクセルで設定したヘッダーを削除したい場合は、以下の手順で行えます。
- ページレイアウトタブの「ページ設定」の右下にある矢印のアイコンをクリックする
- ページ設定のダイアログが開いたら、「ヘッダー/フッター」のタブを開く
- ヘッダーのドロップダウンを開いて「（指定しない）」を選択する
- OKを選択する
個別で不要な箇所を削除したいケースでは、「ヘッダー/フッター」タブ内から「ヘッダーの編集」に移行し、削除したい箇所だけをDeleteキーで消すことで一部分だけの削除が可能です。
エクセルでヘッダーが消えてしまったときの原因と対処法
エクセルのページレイアウトモードで、ヘッダーを編集中にヘッダー領域が消えてしまう場合があるかもしれません。その原因として「余白を表示しない」設定に切り替わってしまったことが考えられます。
ワークシートの行と列のわずかな空間にカーソルを合わせると、矢印が向かい合っているアイコンに変わり、「余白を表示しない」というツールチップが表示されます。
もしも、操作ミスで余白を表示しない設定になってしまった場合は、再度同じ領域にカーソルを合わせてクリックすれば、ヘッダーが再表示されます。
カーソルを合わせた際に、矢印が外側に向いているアイコンに変化するので、しっかりと確認しましょう。
また、エクセルでは関数を使えば高度なカレンダーを自作することもできます。以下の記事では、エクセルでカレンダーを作る手順を一から解説しているので、こちらもあわせてご覧ください。
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エクセルのヘッダーについてのまとめ
今回は、エクセルでヘッダーを設定する方法について紹介しました。ヘッダーは、ワークシート下部の表示モードや挿入タブ、ページレイアウトタブなど、さまざまな方法から設定が可能です。
ヘッダーを利用すれば、資料の上部に日付や作成者、ファイルのパスなどを記載できます。これらの記載があることで、情報の管理がしやすくなり、日々の作業効率も向上するでしょう。
そのため、エクセルで資料を作る機会の多い方は、ぜひヘッダーを活用してみてください。
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