「PowerPointとは？」「PowerPointの資料を作成するコツが知りたい」という方も多いでしょう。PowerPointは、Microsoftが提供するプレゼンテーション作成ソフトで、資料作成や企画書、提案書、セミナー資料、社内研修資料など幅広い用途で活用されています。
そこで本記事では、PowerPointの基本的な意味や主な使い方、料金プラン、資料を作成するコツまでわかりやすく紹介します。
PowerPointとは？
PowerPointとは、Microsoftが提供しているプレゼンテーション資料作成ソフトです。PowerPointでは、画像や図形、グラフ、表、動画などを組み合わせながら、見やすいスライド資料を作成できます。
PowerPointの特徴は、専門的なデザイン知識がなくても、テンプレートやレイアウト機能を使って整った資料を作りやすい点です。また、アニメーションや画面切り替え効果を加えることで、聞き手に伝わりやすい発表資料に仕上げることもできます。
料金プラン・価格
PowerPointは、無料で利用できます。ただし、無料版で使えるのは「PowerPoint for the web」であり、基本的なスライド作成や共有、リアルタイム共同編集、基本的なテンプレートの利用などが中心です。
より本格的にPowerPointを使いたい場合は、Microsoft 365の有料プランを選ぶ必要があります。
| プラン | 価格 | 対象 |
|---|---|---|
| Microsoft PowerPoint 無料版 | 無料 | 個人で簡単に使いたい人 |
| Microsoft 365 Personal | 21,300円/年 | 1人で本格的に使いたい人 |
| Microsoft 365 Family | 27,400円/年 | 家族や複数人で使いたい人 |
| Microsoft 365 Premium | 32,000円/年 | AI機能も広く使いたい人 |
出典：Microsoft
PowerPointを少し試したいだけであれば、まずは無料版から始めても問題ありません。ブラウザ上でPowerPointを使えるため、簡単な資料作成や共有であれば十分対応できます。
PowerPointでできること・使い方
PowerPointは、発表用のスライドを作るソフトとして広く知られていますが、できることはそれだけではありません。ここからは、PowerPointで何ができるのか、実際にどう使えばいいのかを紹介します。
- 資料やプレゼン用スライドを作る
- 図解やポスターをデザインする
- 動画やアニメーションを書き出す
- 表やグラフでデータを見やすくまとめる
①資料やプレゼン用スライドを作る
PowerPointの代表的な使い方としてまず挙げられるのが、資料やプレゼン用スライドの作成です。会議で使う提案資料、営業資料など、人に説明するための資料作りに幅広く活用されています。
PowerPointでは、文字だけでなく画像、図形、表、グラフなどを自由に配置できるため、文章だけでは伝わりにくい内容も視覚的に整理できます。また、スライドを1枚ずつ順番に見せながら説明できるため、話の流れを聞き手に理解してもらいやすい点も特徴です。
②図解やポスターをデザインする
PowerPointはプレゼン以外の制作物にも幅広く使えます。図形や矢印、テキストボックスを組み合わせれば、関係性を示す図解やフローチャートが手軽に描けますし、用紙サイズを変更すればA4のチラシや掲示用ポスターも作成できます。
専門のデザインソフトを持っていなくても、配置や色を直感的に調整できるため、案内文や店頭のお知らせを自作したい人にも向いています。完成したものは画像やPDFとして書き出せるので、印刷に回したりSNSに載せたりと、用途に合わせて活用の幅が広がるのもPowerPointならではです。
③動画やアニメーションを書き出す
PowerPointで作った内容は動画ファイルとして保存できます。スライドにアニメーションや画面切り替えを設定し、ナレーションや表示時間を記録すれば、自動で再生される映像教材やプロモーション動画に仕上がります。
声を吹き込んで説明を添えれば、その場に自分がいなくても内容を届けられるので、研修や商品紹介におすすめです。また、一枚ずつ表示するタイミングを細かく決められるため、見せたい順番どおりに話を展開できます。
以下の記事では、PowerPointのアニメーションの始め方について詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
④表やグラフでデータを見やすくまとめる
PowerPointは、数値データをわかりやすく整理する場面でもおすすめです。表を使って情報をまとめたり、棒グラフや円グラフ、折れ線グラフを挿入したりすることで、データの傾向や比較結果を視覚的に伝えられます。
たとえば、
- 売上推移
- アンケート結果
- 予算の内訳
- アクセス数の変化
などは、文章で説明するよりもグラフにしたほうが相手に伝わりやすくなります。PowerPointでは、グラフの色や項目名、サイズなども後から調整できるため、強調したいポイントを目立たせることも可能です。
PowerPointで資料を作成するコツ
PowerPointはテンプレートが豊富なので、魅力的な資料を作成できますが、以下3つの点を意識することでより伝わりやすい資料を作成できます。
- 視覚的に伝わるデザインを意識する
- 1スライドに１メッセージで作成する
- KISSの法則を意識する
①視覚的に伝わるデザインを意識する
PowerPointで資料を作成するときは、文字だけで説明しようとせず、図やグラフ、アイコンなどを使って視覚的に伝わるデザインを意識することが大切です。
たとえば、上記のように割合を伝える場合でも、文章で「58％です」と書くだけでは印象に残りにくくなります。一方で、円グラフや大きな数字を組み合わせると、見た瞬間に重要なポイントが伝わりやすくなります。
②1スライドに１メッセージで作成する
PowerPointで資料を作成するときは、1枚のスライドに複数の内容を詰め込まず、「このスライドで何を伝えたいのか」を1つに絞ることが大切です。
上記の画像のように、タイトル、メッセージ、根拠を分けて整理すると、聞き手はスライドを見ただけで話の流れを理解しやすくなります。
たとえば、1枚のスライドで「課題」「原因」「解決策」「実績」までまとめてしまうと、情報量が多くなり、結局どこが重要なのかわかりにくくなります。PowerPointでは、伝えたい内容ごとにスライドを分け、1枚につき1つの結論を見せるようにしましょう。
③KISSの法則を意識する
PowerPointで資料を作るときは、KISSの法則を意識することも大切です。KISSの法則とは、内容を必要以上に複雑にせず、できるだけシンプルにわかりやすく伝える考え方を指します。
上記の画像のように、見せる要点をしぼり、「結論」と「根拠」など必要な要素だけを整理して配置すると、聞き手は内容をすぐに理解しやすくなります。PowerPointでは、1枚のスライドに多くを詰め込むのではなく、本当に必要な情報だけを残すことが重要です。
PowerPointの学習方法
PowerPointは直感的に使いこなすことができるツールですが、初心者の方には難しいと感じることもあります。ここでは3つの学習方法を紹介します。
- 本やオンライン教材で基礎を固める
- 完成度の高い資料を見てまねる
- 講座やセミナーを受講する
①本やオンライン教材で基礎を固める
PowerPointをこれから学ぶなら、まずは入門書やオンラインの教材で全体像をつかむのがおすすめです。書店には初心者向けの解説書が数多く並んでおり、画面の図を見ながら順を追って操作を覚えられます。
また、Youtubeであれば無料で見られる解説動画も豊富にそろっているため、費用を抑えて始めたい人にも向いています。体系立てて整理された教材を一つ手元に置いておくと、わからない点が出てきたときに立ち返れて、PowerPointの基礎を着実に身につけられます。
②完成度の高い資料を見てまねる
学習を効率よく進めたいなら、完成度の高い資料を観察してまねるという方法も効果的です。ネット上には見やすく整理されたスライドがたくさんあり、眺めるだけでも配色や文字の配置、情報のまとめ方など学べる点が多くあります。
気に入ったデザインがあれば、どんな工夫がされているのかを考えながら、自分のPowerPointで再現してみましょう。完成度の高い資料を見てまねるうちに、質の高い資料を作成できるようになります。
③講座やセミナーを受講する
PowerPointを一人で学んでいると、途中で操作方法がわからなくなったり、思うような資料を作れなかったりすることがあります。そのような場合は、講座やセミナーを活用して学ぶのも一つの方法です。
オンライン講座では、講師が実際の画面を見せながらPowerPointの使い方を説明してくれるため、独学よりも理解しやすくなります。わからない部分をその場で質問できる点も、講座を受講するメリットです。最近では、PowerPointに特化した短期講座や、自宅から参加できるオンラインセミナーも増えています。
GETT ProskillのPowerPoint基礎セミナーは、基本を学びながら、実務で役立つ資料作成スキルを身につけられる人気セミナーです。初心者でもわかりやすく、ステップを踏みながら学べるので、これから業務で活用したい方にもおすすめです。
セミナー名 PowerPoint基礎セミナー講座 運営元 GETT Proskill（ゲット プロスキル） 価格(税込) 11,000円〜 受講期間 2日間 受講形式 eラーニング
また、PowerPointを学習する中で資格の取得を目標にするのもおすすめです。以下の記事では、Microsoft社が提供している、オフィスソフトに関する資格「MOS」の概要について詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
PowerPointについてのまとめ
PowerPointは、プレゼン資料や提案書を作るだけでなく、さまざまな用途で活用できる便利なツールです。無料版でも基本的な資料作成はできますが、本格的に使うならMicrosoft 365の有料プランを検討するとよいでしょう。
また、PowerPointで見やすい資料を作るには、テンプレートを活用するだけでなく、視覚的に伝わるデザインや1スライド1メッセージ、KISSの法則を意識することが大切です。
最初は難しく感じるかもしれませんが、本やオンライン教材で基礎を学び、完成度の高い資料をまねることで少しずつ上達できます。実務でPowerPointを効率よく使いたい方は、講座やセミナーの受講も検討してみてください。
