日々アップデートされ、進化し続ける生成AI。ビジネスでも、業務効率化のため多くの場面で活用されるようになってきていますが、具体的な使い方がわからない方も多いのではないでしょうか。
本記事では、生成AIで業務効率化を図るため、どんな業務を効率化できるのか、効果的なプロンプトの例文について解説します。また、業務効率化のためのプロンプト入力のコツや注意点も解説し、これから生成AIを導入しようとする方に必要な情報をお伝えします。
生成AIでの業務効率化は必須
生成AIは、定型業務の自動化やデータ分析などの機能で業務効率化が図れるため、現代ビジネスでは必須になってきています。自動化のおかげで、社員はより創造的で価値の高いタスクに集中できるようになり、意思決定の質と速度を飛躍的に向上させられる点がメリットでしょう。
生成AIによって業務効率化ができるのは、デスクワークだけではありません。以下のような業種・業界でも、生成AIを用いた自動化が可能です。
- 製造業
- 小売業
- 教育
- 顧客対応（コールセンター）
- 不動産
例えば製造業では、生成AIの導入によって生産計画の立案や在庫管理を効率化し、さらに顧客ニーズに応じた製品のカスタマイズも効率化した事例があります。また、顧客対応においても、生成AIを活用したチャットボットの導入で問い合わせ対応時間を削減しながら、顧客満足度を向上させている企業が増えています。
生成AIの業務効率化の重要性にも通ずる、生成AIを学ぶメリットについては以下の記事で解説しています。おすすめの生成AI講習についても紹介していますので、併せてご覧ください。
生成AIで業務効率化できる業務
生成AIで業務効率化できる具体的な業務について、以下の表にまとめました。文章作成だけでなく、デザインやデータ分析など、幅広い業務を自動化し、業務効率化を図れます。
| 効率化できる業務 | 業務効率化の内容 | おすすめの生成AI |
| 文章作成 |
|
|
| デザイン |
|
|
| 動画コンテンツ |
|
|
| コード生成 |
|
|
| データ分析 |
|
|
| 顧客対応
（コールセンター） |
|
|
生成AIの業務効率化プロンプトの例文
ここからは、生成AIの業務効率化における具体的なプロンプトの例文を紹介します。ここで紹介するのは叩き台の例文ですので、必要に応じてアレンジし、ビジネスで活用していただければと思います。以下の4つの例文について解説します。
- 文章作成のプロンプト
- データ分析のプロンプト
- コード生成のプロンプト
- アイデア出しのプロンプト
文書作成のプロンプト
ビジネス文書作成のポイントは、目的・対象者・フォーマットを明確にすることです。具体的に指示しないと求めている出力が得られない可能性があるため注意しましょう。
①顧客向けメールの作成
いつも[自社サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
この度、[伝えたい内容]についてご連絡させていただきます。
[具体的な内容の詳細]ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
[会社名]
上記のテンプレートを基本として、[顧客名]様へのメールを作成してください。[伝えたい内容]は[具体的な内容]です。顧客の[顧客の属性]を考慮し、丁寧かつ分かりやすい文章で記述してください。
②提案書の作成
新規事業として「新規事業のアイデア」を提案する文書を作成してください。
以下の要素を含めてください。
– 事業の概要と目的
– ターゲット市場とニーズ
– 競合の状況と差別化ポイント
– 収益モデルと成長戦略
– マーケティング計画
– 実行体制とスケジュール
– 潜在的なリスクと対策
– 3年間の売上、コスト、利益の予測（数値データは架空のもので構いません）
読み手が事業の可能性と実現性を理解できるよう、論理的かつ具体的に記述してください。必要に応じて図や表を活用してください。
③会議議事録の作成
以下の会議の議事録を作成してください。
会議テーマ：[会議のテーマ] 日時：[会議の開催日時] 参加者：[参加者リスト]
主な議題：
– [議題1]
– [議題2]
– [議題3]
上記を踏まえ、以下の項目を含む議事録を作成してください。
– 各議題の要点
– 主な意見や議論の内容
– 決定事項
– ネクストアクション（担当者と期日を含む）
読みやすく、簡潔にまとめてください。必要に応じて箇条書きや表形式を使用してください。
データ分析のプロンプト
データ分析のポイントは、目的を明確にし、分析手法と出力形式の指定を行うことです。方向性がズレていると、必要な分析結果を得られない可能性があるため注意してください。
①売上データ分析
あなたはデータ分析のエキスパートです。
以下の過去1年間の月別売上データ、商品別売上データ、顧客属性データ（地域、年齢層など）を分析し、売上が伸び悩んでいる要因を特定してください。
特に、売上が低い月、売れ筋ではない商品、購入者の特徴などを詳しく分析し、具体的な改善策を3つ提案してください。
提案の根拠となるデータ分析結果も合わせて示してください。
出力形式は箇条書きでお願いします。
（データ情報をペーストまたはアップロード）
②顧客データ分析
あなたはマーケティング戦略コンサルタントです。
以下の顧客の購買履歴データ、ウェブサイトのアクセスログデータ、アンケートデータを分析し、最も売上に貢献している顧客層（ターゲット顧客）の特徴を詳細に記述してください。
具体的には、年齢層、性別、購買頻度、購入商品、興味関心などを分析し、その結果に基づいて、ターゲット顧客に効果的にアプローチするためのマーケティング戦略を3つ提案してください。
各戦略を実行する上での具体的な施策も合わせて提案してください。
出力形式はレポート形式でお願いします。
（データ情報をペーストまたはアップロード）
③業務データ分析
あなたは業務改善コンサルタントです。
以下の業務時間記録データ、タスク管理ツール上のデータ、顧客対応履歴データを分析し、業務プロセスにおけるボトルネックとなっている箇所を特定してください。
ボトルネックとなっている理由や、それが業務に与える影響についても分析してください。
その上で、特定されたボトルネックを解消し、業務効率を向上させるための具体的な改善策を3つ提案してください。
各改善策を実行する上での注意点や必要なリソースについても言及してください。
出力形式は箇条書きと説明文を組み合わせた形式でお願いします。
（データ情報をペーストまたはアップロード）
コード生成のプロンプト
コード生成による業務効率化では、目的や出力形式の指定はもちろん、必要に応じて〇〇しないでくださいといった否定的な指示も含めるようにしましょう。否定することで、意図しないコード生成を防げるからです。
①CRUD操作の実装
②既存コードのリファクタリング
「以下の〇〇（プログラミング言語名）コードをリファクタリングしてください。コードの可読性を向上させ、不要な処理を削減してください。また、リスト内包表記を使用できる部分があれば活用してください。」
（ここに対象の〇〇（プログラミング言語名）コードを記載）
③バグ修正・デバッグ
次の〇〇（プログラミング言語名）コードで、エラーが発生しています。コードを修正し、期待する出力が得られるようにしてください。エラーメッセージは〇〇（エラーメッセージをペースト）です。」
（ここにエラーのある〇〇（プログラミング言語名）コードを記載）
アイデア出しのプロンプト
アイデア出しのポイントは、目的・課題・背景・ターゲット・方向性を具体的に指定することです。また、生成AIが出力したアイデアはあくまでも叩き台ですので、鵜呑みにせず状況に合わせてアレンジして活用するようにしましょう。
①マーケティング戦略のアイデア
新製品の発売に向けて、次のターゲット市場を考慮したマーケティング戦略を3つ提案してください。それぞれの戦略には、具体的な施策と期待される効果を含めてください。
（市場データなどをペーストまたはアップロード）
②業務プロセス効率化のアイデア
次の業務プロセスの中で、とくに時間がかかっているであろうタスクを3つ挙げ、それぞれのタスクを効率化するための具体的な方法を提案してください。
（業務プロセスの情報をペーストまたはアップロード）
③顧客対応改善のアイデア
次の顧客クレームに基づいて、顧客対応を改善するための新しいアプローチを3つ提案してください。それぞれのアプローチには、実施方法と期待される結果を詳しく説明してください。
（顧客クレームの情報をペーストまたはアップロード）
生成AIの業務効率化プロンプトのコツ
続いて、生成AIへのプロンプト入力のコツを解説します。業務効率化につながる質の高い出力を得るには、指示の出し方を適切に行わなければなりません。ここでは、以下の5つの業務効率化に欠かせないプロンプトのコツをお伝えします。
- 指示は具体的に入力する
- 条件を絞る
- 役割を設定する
- 段階的に指示する
- 追加の指示を行う
指示は具体的に入力する
生成AIで業務効率化を行う場合、プロンプトによる指示は具体的に入力することが重要です。曖昧な指示では期待した出力が得られず、何度も指示をする必要が出てしまい、かえって作業時間が増えてしまう可能性があります。
例えば、資料作成なら「資料を作成して」と入力するより「四半期の営業成績を前年比で示すグラフ付き資料を、経営陣向けにA4サイズ1枚で作成して」と指示することで、求めている資料が出力されやすくなります。また、生成AIへの指示には以下の要素を含めると、狙った出力を得やすくなります。
- 目的
- 具体的な数字（日時・文字数など）
- 出力形式（文章・表・箇条書きなど）
- 参照データ
上記の情報を含め具体的に指示すると、生成AIが指示の意図を正確に理解し、求めている内容を出力を生成しやすくなるでしょう。
条件を絞る
生成AIによる業務効率化では、プロンプトの条件を絞ることも重要です。条件を限定することで、生成AIは不要な情報を削ぎ落し、必要な情報のみを含んだ質の良いアウトプットが行いやすくなるためです。
例えば、マーケティング戦略なら「マーケティング戦略を考えて」と漠然と指示するのではなく「30代男性向けのSaaS製品の導入率を向上させるためのマーケティング戦略を3つ提案してください。予算は500万円以内、実施期間は3か月です」と条件を付与すると、実用的な提案が出力されやすくなります。
他にも、時間軸や優先順位といった要素も条件として加えると、業務効率化につながる有益な出力結果が得られやすくなるでしょう。
役割を設定する
生成AIを活用した業務効率化において、役割を設定して指示する方法も有効です。役割を設定すると、生成AIの思考を必要な方向に誘導できるためです。
例えば「あなたはベテラン財務アナリストです」と指示すれば、財務用語や分析のフレームワークを用いた専門的な回答を出力しやすくなります。他にも、アイデア出しであれば「あなたは10年以上の経験を持つプレゼンテーションのプロです」と役割を指定することで、単なる箇条書きではなく、説得力のある構成や視覚的インパクトのある提案が出力されやすくなるでしょう。
また、役割の設定は指示の意図の明確にすることにもつながるため、指示のズレによる修正作業を減らせるメリットもあります。
段階的に指示する
段階的な指示も、生成AIを用いた業務効率化では大切です。とくに、複数・複雑な要件を含む業務では、一度に全ての指示を出すよりも、小さなステップに分けて指示する方が生成AIの理解度と出力の質が向上しやすい傾向にあります。
例えばレポート作成なら以下のような流れで行います。
- 条件・情報を入力してレポートの目的を明確にする
- 必要なデータを収集し、要点のリストアップする
- 収集データをもとにレポート作成する
①～③を同時に行おうとすると、求めている出力が得られない可能性が高くなるため、小さなステップに分けて活用するようにしましょう。
追加の指示を行う
生成AIを活用した業務効率化において、場合によっては追加の指示も必要になります。生成AIはプロンプトの理解に限界があり、一度の指示だけでは意図を完全に汲み取れないケースがあるためです。
追加の指示をする際は、以下の方向性でプロンプトを作成すると指示を修正しやすくなります。
| 追加指示の方向性 | 概要 |
| 5W1Hで指示を考える | When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）の視点でプロンプト作成 |
| 禁止事項を追記する | 「専門用語の使用禁止」「主観的な表現の排除」などの制約を設定したプロンプト作成 |
| 出力フォーマットを指定する | 見出しは##まで使用、数値は3桁区切りで記載、根拠データは注釈形式で出典明記など、出力フォーマットを指定してプロンプト作成 |
| 参考・基準を指定する | 「第三者のチェック済みデータのみ使用」「社内規定書第3章の書式に準拠」など、具体的に参考・基準を指定してプロンプト作成 |
ビジネス向けAI完全攻略セミナー
生成AIについて、体系的に学ぶならセミナーの受講がおすすめです。経験豊富な講師により、業務効率化に必要な指示プロンプトのコツや例をわかりやすくレクチャーしてもらえ、応用的な生成AIの使い方も学ぶことができます。
| セミナー名 | ビジネス向けAI完全攻略セミナー |
|---|---|
| 運営元 | GETT Proskill（ゲット プロスキル） |
| 価格(税込) | 35,200円〜 |
| 開催期間 | 1日間 |
| 受講形式 | 対面（東京）・ライブウェビナー・eラーニング |
こちらのセミナーは初心者でも受講可能で、文章作成や画像・動画生成をはじめ、データ分析やコード生成など、あらゆるビジネスの場面での生成AIの使い方を学べます。これから生成AIによる業務効率化を考えている方なら、セミナーで学べばすぐに実務で活かせるようになるでしょう。
生成AIで業務効率化する際の注意点
最後に、生成AIで業務効率化する際に注意しておくべき点についてお伝えします。以下の3つの注意点は、どれも企業の信頼喪失や法的責任につながる内容ですので、必ず覚えておくようにしましょう。
- 情報セキュリティ対策する
- ファクトチェックを行う
- 違法性がないか確認する
情報セキュリティ対策する
生成AIで業務効率化する場合、情報セキュリティ対策は必ず行うようにしましょう。機密情報や顧客データが流出する可能性があり、企業の信頼喪失や法的責任問題に発展するリスクがあるためです。
セキュリティ対策の具体的な方法には、以下のようなものがあります。
- 機密情報や顧客データなどを入力しない
- 権限を持つ社員のみが生成AIにアクセスする
- セキュリティリスクについて社員教育をする
生成AIの活用においては、入力する情報を厳格に管理し、セキュリティポリシーを確立することが、安全に業務効率化を図るためのポイントとなるでしょう。
ファクトチェックを行う
生成AIは、情報を捏造して発信する「ハルシネーション」を起こす場合があるため、出力された内容について必ずファクトチェックを行うようにしましょう。ファクトチェックをせずに使用すると、企業の信頼喪失につながったり、場合によっては法的な問題に発展するケースも考えられます。
ファクトチェックを強化するには、以下のような方法があります。
- 複数の情報元でクロスチェックする
- 情報元の日付を確認し、最新情報かチェックする
- 第三者チェックを行う（専門家など）
ファクトチェックだけでなく「出典を明示してください。」や「最新の公式データを参照にしてください。」などの指示をプロンプトに加え、すぐに情報元をチェックできるようにしましょう。
違法性がないか確認する
生成AIが出力した内容の違法性について確認することも、生成AIで業務効率化する上での注意点になります。違法性が発生する主な要因としては、著作権・肖像権の権利侵害が挙げられます。
著作権・肖像権の権利侵害をしているか確認するには、以下の方法があります。
- 類似性検証ツールを使って確認する
- 法律の専門家にアドバイスをもらう
著作権・肖像権侵害以外にも、名誉棄損やプライバシー侵害、間違った情報を流布した場合に違法性が生じる場合があります。生成AIが出力した内容を鵜呑みにせず、違法性がないか確認してから使用するようにしましょう。
生成AI業務効率化まとめ
生成AIで業務効率化を図ると、定型業務を自動化することで作業時間を短縮でき、社員がより重要な業務に集中できるようになります。文章作成から顧客対応、マーケティングに至るまで業務効率化でき、その対応範囲はデスクワークに留まりません。
現代ビジネスでは、生成AIを活用して仕事を進める方法は当たり前になってきています。自身の業務を振り返り、生成AIを活用できそうな作業があれば、導入して業務効率化を図ってみませんか。
