エクセルは、Microsoftが提供する表計算ソフトです。ビジネスや日常生活におけるデータ管理や分析に役立つツールとして広く使用されています。
本記事では、初心者の方でも分かりやすいよう、エクセルの特徴や基本的な画面構成、操作方法について解説します。
基礎的な部分から実践的な使い方までを確認していきましょう。
エクセルとは
エクセルは、Microsoft社が提供する表計算ソフトです。基本的な特徴としては以下の3つが挙げられます。
- 表計算が得意
- グラフ機能が豊富
- さまざまな関数が使える
これらの特徴について見ていきましょう。
特徴①表計算が得意
エクセルの最大の特徴として、表計算に強いことが挙げられます。セルに計算式を挿入することで、簡単にデータを計算できます。
特に、多量のデータを扱う際にその強みが発揮されるため、ビジネスの場面では必須のソフトの一つです。
特徴②グラフ機能が豊富
エクセルには棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなど、さまざまな種類のグラフを作成する機能があります。グラフ化によってデータを視覚化することで、説得力のあるプレゼン資料を作成する際に役立ちます。
特徴③さまざまな関数が使える
エクセルでは、合計を出力できるSUM関数や、平均値を求められるAVERAGE関数など、さまざまな関数を利用できます。これにより、複雑なデータ処理もミスなく効率的に行えます。
エクセルの基礎的な画面構成
エクセルで覚えておきたい基礎的な画面構成は以下のとおりです。
- クイックアクセスツールバー
- タブ
- リボン
- 名前ボックス
- 数式バー
- ワークシート
- セル
- 列番号
- 行番号
これらの項目にどのような意味があるのかについて見ていきましょう。
画面構成①クイックアクセスツールバー
クイックアクセスツールバーは、画面上部に配置されているエリアです。保存や元に戻すなど、よく使う機能のショートカットを登録して使用できます。
画面構成②タブ
タブは、クイックアクセスツールバーの下部で、リボンの上部に位置するエリアです。「ホーム」「挿入」「データ」など、各機能がグループ化されています。
画面構成③リボン
リボンは、タブごとの機能をアイコンで視覚的に整理したエリアです。タブに対応したリボンが表示されます。
画面構成④名前ボックス
名前ボックスは、現在選択しているセルの位置や名前を付けた範囲が表示されるボックスです。ワークシートの左上に位置します。
画面構成⑤数式バー
数式バーは、セルに入力されたデータや数式が表示されるエリアです。直接データの編集もできます。
画面構成⑥ワークシート
ワークシートは、データを入力するための作業エリアです。複数のシートを切り替えて使用できます。
画面構成⑦セル
セルは、ワークシート上に存在する1つ1つのマス目です。データや数式を入力できます。
画面構成⑧列番号
列番号は、縦のセルグループを示すエリアです。A、B、Cなどアルファベットで表記されています。
画面構成⑨行番号
行番号は、横のセルグループを示すエリアです。1、2、3など数字で表記されています。
エクセルの基礎的な操作
エクセルを使うなら最低限押さえておきたい基礎的な操作は以下のとおりです。
- データの入力
- 数式の入力
- 関数の入力
- 表の作成
- グラフの作成
- オートフィル
- ファイルの保存
これらの基礎的な操作方法について見ていきましょう。
操作①データの入力
データの入力は、エクセルの基礎的な操作の一つです。各セルに文字や数値を直接入力し、Enterキーを押すことでデータを確定できます。
Enterキーを押すと、カーソルが次の行に移動しますが、Tabキーを押せば次の列に移動します。矢印キーを使えば、入力するセルを自由に選択可能です。
入力するデータは、テキストや数値だけでなく、日付や時刻も含めることができます。例えば、「2024/12/07」と入力すると、そのセルは自動的に日付として認識されます。
また、セル内での改行を行いたい場合は、AltキーとEnterキーを押しましょう。
操作②数式の入力
セルに数式を入力することで、エクセルの計算機能を活用できます。数式は必ず「=」で始め、その後に四則演算やセル参照を組み合わせることで計算が可能です。
例えば、セルA1に「10」、セルB1に「20」と入力した場合、セルC1に「=A1+B1」と入力すれば、結果として「30」がセルに表示されます。
操作③関数の入力
データの計算をスピーディーに行うには、関数の使用が不可欠です。関数は、「=SUM(A1:A10)」のように、関数名と計算したいセルや数字を丸括弧で指定することで使用できます。
関数にはさまざま種類があり、特定範囲の合計や平均、条件に応じた計算などが可能です。
また、条件に応じて処理を切り替えられるIF関数の使い方に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
どのような場面で使用するのかや、応用の方法について知りたい方は、ぜひこちらもあわせてご覧ください。
操作④表の作成
データを見やすくするためには、表の作成が必須です。データを範囲選択し、ホームタブの「フォント」グループにある「罫線」から「格子」を選択することで、データの周りに格子状の罫線を挿入できます。
また、挿入タブの「テーブル」からテーブルを適用することで、表にフィルター機能が追加したり、デザインを付与したりして機能性や見栄えを向上させることも可能です。
エクセルで表を作成する具体的な方法については、以下の記事で解説しています。
表を作成するだけでなく、表にプルダウン機能を追加する方法や、テーブルに変換する方法まで解説しているので、ぜひこちらもあわせてご覧ください。
操作⑤グラフの作成
エクセルでは、作成した表のデータをもとにグラフを作成することも可能です。
グラフにしたいデータを選択し、挿入タブから適切なグラフの種類を選択しましょう。
また、グラフを挿入した後は、「グラフデザイン」タブからグラフデザインの変更も可能です。データの特徴に応じて、棒グラフや円グラフを使い分けることで、見やすいグラフを作成できるでしょう。
操作⑥オートフィル
オートフィルは、選択したセルをコピーしたり、連続データを入力できたりする機能です。
セルの右下にカーソルを合わせると表示される「フィルハンドル」をドラッグすることで、オートフィルを適用できます。
また、日付や曜日などのパターンも自動的に生成されるため、大量のデータを入力する際に便利です。
操作⑦ファイルの保存
作業中のデータを保存するには、画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択しましょう。
名前を付けて保存をした後は、Ctrl+Sで上書き保存ができます。
予期せぬ事態でファイルを消失してしまわないためにも、こまめな保存を心がけましょう。
エクセルで覚えておきたい基礎的なショートカットキー
エクセルを効率的に使うなら、ショートカットキーを活用しましょう。ショートカットキーとは、キーの組み合わせによって、エクセルの操作を短縮できる機能です。
エクセルで覚えておきたい基礎的なショートカットキーは、以下の表のとおりです。
ショートカットキー | 機能 |
Ctrl + N | 新しいワークブックを作成 |
Ctrl + S | ファイルを保存 |
Ctrl + C | コピー |
Ctrl + V | 貼り付け |
Ctrl + Z | 元に戻す |
Ctrl + Y | やり直す |
Ctrl + X | 切り取り |
Ctrl + P | 印刷 |
Ctrl + F | 検索 |
Ctrl + H | 置換 |
F2 | セルの編集 |
Ctrl + 1 | セルの書式設定 |
マウス操作が減ることで、日々の作業時間を大幅に減らせるでしょう。
エクセルの基礎を学べるセミナー
エクセルの学習を独学でするのにはハードルが高いと感じる方は、Excel基礎セミナー講習をチェックしてみてください。
Excel基礎セミナー講習では、データ入力の方法や、グラフ作成の方法など、エクセルの基礎を重点的に学習できます。
また、書類の作成や顧客管理といった実務でも使うスキルについても学べるため、受講後は即仕事に活かせられます。
オンラインからでも気軽に参加できるため、気になる方はぜひ詳細についてチェックしてみてください。
なお、エクセルの基礎はある程度習得できているという方は、Excelマクロ・VBAセミナーもおすすめです。本セミナーでは、エクセルの作業効率を高めるためのマクロやVBAについて重点的に学べます。
エクセルの基礎を学べる書籍
エクセルの基礎を学ぶなら、以下の書籍で学習するのがおすすめです。
- 今すぐ使えるかんたん ぜったいデキます! エクセル超入門
- マンガでわかる Excel
- 使っておぼえるエクセル30日ドリル:ワン・コンピュータムック
これらの書籍の特徴について確認していきましょう。
書籍①今すぐ使えるかんたん ぜったいデキます! エクセル超入門
引用:Amazon
本書はエクセルの基礎を学びたい人に向けて制作された入門書です。
サンプルファイルを使って、一からエクセルの使い方について学べるため、パソコンにあまり触れたことのない方でも理解できるでしょう。
関数や条件付き書式など、独学では取っ付きにくい機能も詳しく解説されているので、ぜひエクセルを始める一冊として活用してみてください。
著者 | 井上 香緒里 |
出版社 | 技術評論社 |
発売日 | 2022年7月23日 |
書籍②マンガでわかる Excel
引用:Amazon
本書は、複雑なエクセルの機能を漫画でわかりやすく解説した一冊です。漫画形式のため、文章を読むのが苦手な方でも楽しく読み進められるでしょう。
過去に難しい参考書で挫折したことがある方や、文章だけだと操作イメージが湧かない方には特におすすめです。
エクセルの基本操作から応用までを楽しみながら学べることで、エクセルのスキルを効率的に身につけられるでしょう。
著者 | 羽毛田 睦土、あきばさやか、リブロワークス |
出版社 | KADOKAWA |
発売日 | 2020年12月18日 |
書籍③使っておぼえるエクセル30日ドリル:ワン・コンピュータムック
引用:Amazon
本書は、エクセルを30日間の講座に見たてて学習を進める入門書です。
1日の作業時間は15分を目安に作られているので、まとまった時間を取れない方でも毎日続けることで着実にスキルを習得できます。
さらに、サンプルデータも付属しているため、誌面と同じ流れで学べるのも魅力です。
少しずつエクセルのスキルを身につけていきたい形は、ぜひ本書を活用してみてください。
著者 | GetNavi編集 |
出版社 | ワン・パブリッシング |
発売日 | 2023年8月31日 |
エクセルの基礎についてのまとめ
今回は、エクセルの基礎について紹介しました。エクセルの基礎を押さえることは、効率的なデータ管理や分析をするために大切です。
また、ショートカットキーを覚えることで、日々の作業をより効率的に進められるでしょう。エクセルのスキルはあらゆる場面で役立つため、少しずつ知識を深めていきましょう。
- Excelを使って転職したい・基本操作を知りたい→Excel基礎セミナー
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