エクセルで表を作るには?関数やレイアウトのコツを解説

みなさんはエクセルで表を作ったことがありますか?
エクセルは「表計算ソフト」ですので、表の作成に便利な機能がたくさん備わっています。
みなさんもエクセルを使って、きれいで使いやすい表を作りたいと考えておられるのではないでしょうか。
とはいえ、「関数」に代表されるさまざまな機能は、最初はとっつきづらいもの。この記事ではエクセルを使った表づくりの基本をお伝えします。
ぜひエクセルを使いこなして、毎日の生活に役立ててください。

エクセルで作れる表の種類


ひとことに表といっても、目的によって3つに分かれます。それは

  • 入力のために作成する表
  • 表示または印刷のための表
  • データを格納するための表

の3つです。

たとえば市役所で住民票を請求するとき、申請書を書きますよね。あのような書類もエクセルで作ることができます。これは1つめの「入力のための表」にあたります。関数などは組み込まれておらず、罫線を使ったシンプルな作りです。

エクセルではカレンダーや名簿なども作ることができます。これは2つめの「表示または印刷のための表」にあたります。こちらもやはり、罫線や網掛けのみで作ることが多いです。

ですがエクセルの強みが活かせるのは最後の「データを格納するための表」です。関数を使って、複数の数字を集計したり、入力内容をもとに自動で別の文字列を表示させたりといった機能を組み込みます。売上や予算管理といったビジネス用途から、家計簿やローンの返済計画といった個人的な用途まで、幅広く応用できます。

今回はこの3つめのタイプの表を作ってみましょう。

エクセルで表を作ってみよう

エクセルで表を作る工程は次の3つに分かれます。

  • 完成イメージを描く
  • 実際にエクセルで表を作る
  • エクセルで作った表に入力する

それでは順番に解説していきます。

最初に完成イメージを描こう

エクセルで表を作るとき、最初に行って頂きたいのは完成イメージを描くことです。

エクセルの表は横方向の「行」と縦方向の「列」で構成されています。この横方向にどのような項目を置いて、縦方向にどのような項目を置くと、みなさんが作りたい形のエクセルの表になるでしょうか。

今回は家計簿を例に解説します。最終的に次のような家計簿を作ってみましょう。

列のタイトルには何が書いてありますか?

日付、内容、支出、収入、購入場所の5つですね。行については、最下段に合計が書いてあります。この最下段には、支出合計と収入合計、さらにその差額も表示されるようにしてあります。これは関数を使って作ることができます。

ちなみに「行」と「列」は混同しやすく、私もいまだに「どっちだったかな」と考えることがありますが、漢字を見ると思い出せます。行という漢字の右半分は「二」ですね。つまり横方向に並んでいるのが行ということです。一方、列という漢字の右半分は「リ」で、縦に二本線です。些細なことですが、よければ頭の片隅にでも置いておいてください。

実際にエクセルで表を作ってみよう

それでは実際にエクセルで表を作ってみましょう。エクセルで表を作る方法はいろいろありますが、今回は次の順番で作ります。

  • STEP1 列項目の入力
  • STEP2 行項目の入力
  • STEP3 罫線を引く
  • STEP4 関数の入力

完成イメージが描けていれば難しくはありません。ひとつずつやってみましょう。

STEP1 列項目を入力する

エクセルの1行目に「家計簿」と入力します。この表にタイトルをつけるわけです。
そのすぐ下の2行目に「日付」「内容」「支出」「収入」「購入場所」を、それぞれ1つずつ、横方向に入力します。

なお、この入力するひとつひとつのマス目を「セル」と呼びます。セルには名前があって、列番号(A、B、Cなどのアルファベット)と行番号(1、2、3などの数字)で呼称します。図で「日付」が書いてあるセルは、セルA2と呼べるわけです。この記事でもそのように呼んでいきますね。

STEP2 行項目を入力する

エクセㇽで表を作る2つめの手順として、行項目を入力します。今回の行項目は「合計」だけです。セルA16に「合計」と入力してください。

STEP3 レイアウトを調節する

次は、入力しやすくなるように、エクセルの表のレイアウトを整えましょう。

  • 文字の太さや色を変える
  • 罫線を引く
  • セルの色を変える
  • 左揃え、中央揃え、右揃えを行う

といった調節で、エクセルの表はぐっと見やすくなります。ただ、あまり派手にやりすぎるとかえって見づらくなりますので、ほどほどにしましょう。

今回は太文字を使います。文字を太くしたいセルを選択した状態で「Ctr」ボタンを押しながら「B」をタイプすると、簡単に設定することができます。下の図のように、表タイトル、列項目、行項目を太字にしました。

罫線については、2行目と16行目に引きました。
罫線にもいろいろな引き方がありますが、直観的に操作しやすいのは、作成画面上段にある下記のボタンを使うことです(図の赤丸で囲んだボタンです)。
線の太さも変えられますし、二重線や点線など、さまざまな種類の罫線を引くことができます。

このほか、セルに色をつけたり、文字の開始位置を左や中央に寄せたりすることでも、エクセルの表は見やすくなります。

STEP4 関数で合計を表示させる

最後に、関数を使って、支出合計、収入合計、その差額が自動的に表示されるようにしましょう。
関数については、この後で詳しく解説しております。

エクセルで作った表に入力してみよう

これで家計簿は完成です。実際に、エクセルで作った表にデータを入力してみましょう。
ためしに3行ほど入力したものが下記の図です。

支出の合計欄に11000円と表示され、8月18日の6000円と8月18日の5000円がきちんと合計されていることがわかります。
また、セルE16には、収入と支出の差額が表示されています。セルに入力された関数や式は正常に動作しているようです。

エクセルの表作りでよく使う関数

エクセルの表づくりにおいて、関数は最大の難関かもしれません。ですが関数を使うと、計算や処理を簡単に素早く行うことができるので、ぜひマスターしてください。

関数の使い方は次の通りです。まずセルに「=」(イコール)を入力します。
次に、SUMやIFといった関数を入力します。関数はアルファベットで表現されます。いわばエクセルというソフトに対する命令文です。
関数の次には「()」(括弧)を入力します。この括弧のなかに、関数が計算に使う項目(引数)を入力します。たとえば今回使うSUMという関数を入力した状態が次の図です。

括弧の中身は、「A2」のようにセルの名称を入力してもよいですし、数字でも構いません。
セルC16を見てください。「=SUM(C3:C15)」と入力されていますね。
このSUMが関数で、C3やC15が引数です。間に「:」(コロン)をつけると、「C3からC15までまとめて入力する」という設定になります。この例だと、図で青く色がついている範囲がすべて合計されるわけです。これで、セルC16には支出合計が表示されるようになりました。

同様に、セルD17には「=SUM(D3:D15)」と入力しておいてください。これで収入合計がセルD17に表示されます。

その隣のセルE16には、「=D16-C16」と入力しておきましょう。「収入合計-支出合計」の計算式です。
このようにエクセルの表では、単純な足し算・引き算・割り算・掛算も設定できます。

合計を計算できる関数「SUM」

今回使ったSUM関数は、エクセルで数値を合計(足し算)するための関数です。SUM関数を使うと、複数のセルや範囲に含まれる数値を簡単に足すことができます。
今回は「=SUM(C3:C15)」と入力して、セルC3からセルC15までの合計を求めましたが(こうした設定を範囲と呼びます)、「=SUM(A1,A2,A3)」のように、合計するセル名称を「,」で区切って個別に指定することもできます。
一度指定すれば、指定したセルの数字と計算結果が連動するので、大変便利です。

そのほかの代表的な関数

こうした関数は、エクセルの表のためになんと約500種類も準備されています。
今回はもっともオーソドックスな「SUM」を使いましたが、IF関数という条件付けの関数と組み合わせれば「5000円以上の支出だけを合計する」といったこともできます。あるいは、セルを検索できるVLOOKUP関数と組み合わせて「食費だけを合計する」といった計算も可能です。平均を出すAVERAGE関数や、日付を計算できるDATE関数などもよく使われます。
エクセルの表づくりの醍醐味は、この関数にあるといっても過言ではありません。今回のエクセルの表が完成したら、ぜひ他の関数も試してみてください。

もしエクセルの表がうまく動かないときは

せっかく完成したと思っても、エクセルの表に入力した関数がうまく作動しないことがあります。その時は次の点を確認してみましょう。

関数の書き方が正しいか確認する

それぞれの関数には決まった書き方(構文)があります。SUM関数なら、括弧の中身はセルの名称か数字です。たとえばここに文字を入れてしまうと、次の図のようにエラーが表示されます。エラーが出た場合は、正しい書き方になっているか確認しましょう。Windowsの場合はF2ボタンを押すか、セルをダブルクリックすると入力内容を確認できます。

関数が参照しているセルの値を確認する

関数の構文が正しくても、引数として参照しているセルにエラーがあると、やはりうまく作動しません。たとえば上の図でセルE16に「#NAME」というエラー表示が出ていますが、これはこのセルが参照している隣のセルの関数が誤っていて(「=SUM(食品)」と入力されています)エラーを起こしているために出ている表示です。どのセルを参照しているかは、すぐ上で解説したやり方でセルの内容を表示させてもいいですし、「Ctrl」キーを押しながら「 [ 」ボタンを押せば、参照しているセルが下の図のように網掛けされます。

一度エクセルを再起動してみる

まれにですが、パソコンの処理能力が落ちて、エクセルの表がうまく動かない場合があります。こうした場合は、エクセルを再起動したり、使っていないアプリケーションを終了させてパソコンの処理能力に余力を作ってみてください。

エクセルでうまく表を作るポイント

必ずしも行う必要はないのですが、やっておくと後々役立つ設定を2つお知らせします。

セルの表示設定

エクセルの表は数字の表示も得意です。たとえばホームタブにある「,」(桁区切りスタイル)ボタンを押すと、数字に自動的に3桁コンマがつくようになります。やり方は、3桁コンマをつけたいセルを選択した状態で、このボタンを押すだけです。すぐ隣の「%」ボタンも、自動的にパーセント表示にしてくれるボタンなので便利です。

印刷範囲の設定

もし作成したエクセルの表を印刷する予定なら、印刷範囲の設定もおすすめです。
この設定をしておくと、作成した意図通りに、用紙にきれいに表を納めて印刷したり、PDFにしたりすることができます。
設定方法は簡単です。印刷したいエクセルの表全体を選択したあと、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」ボタンを押すだけです。
自作したエクセルの表の印刷を誰かに頼むときなど、予め設定しておくと親切かもしれません。

エクセルを使った表づくりのまとめ

この記事では、エクセルを使った表づくりの基本を解説してきました。エクセルで作れる表にはさまざまな種類がありますが、とりわけ関数を使った表づくりはエクセルを使うならぜひ身に着けたいスキルです。
今回は家計簿を例に、SUM関数という非常に基本的な関数を使って作りました。ですが本文でも触れましたように、エクセルの表にはさらに多くの関数が用意されています。ぜひ積極的に使って、便利で使いやすいエクセルの表を作ってください。

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