エクセルで作成した表を印刷しようとした際に、中途半端な位置でページが分かれてしまった経験はありませんか？そのようなケースでは、印刷範囲を自ら指定して任意の位置に調整する必要があります。
本記事で、エクセルで印刷範囲を設定する方法や、印刷範囲の青い線が動かないケースの対処法をチェックしていきましょう。
エクセルの青い線は全体の印刷範囲を示している
エクセルで印刷範囲を設定する際、印刷時の改ページ位置が把握できる機能である「改ページプレビュー」を開くと、ワークシート上にセル全体を囲む青い線が表示されます。この青い線は、実際に印刷される範囲を視覚的に表しています。
そのため、印刷範囲を作成する際は、この青い線を目安にして調整をかけなければいけません。そして、青い線の外側のグレーの部分は、印刷外であることを示しています。
印刷したくない箇所がある場合は、青い線の位置を調節することで意図的に印刷をさせないことも可能です。また、青い線とは別に青い点線が表示されているケースもあるでしょう。
青い点線はページの切れ目を表しており、青い点線が行列どちらかに一箇所入っているケースでは、その点線を区切りの目安として2枚で印刷されます。
なお、青い点線に関しては、以下の記事で使い方やリセットの仕方について詳しく解説しています。ぜひこちらもあわせてご覧ください。
エクセルで青い線を使って印刷範囲を設定する方法
必要な部分だけを印刷したいケースや、配置を調節したいケースでは、青い線を使って個別に範囲指定をしましょう。まず、印刷したい領域をドラッグで囲みます。
その状態でページレイアウトタブをアクティブにし、「ページ設定」内の「印刷範囲」から「印刷範囲の設定」をクリックしましょう。
囲んだ領域は名前ボックスにPrint_Areaと表示され、中身がグレー、外枠が緑で表現されます。ここまでできたら、任意での印刷範囲の指定は完了です。
エクセルの印刷範囲を1頁に収める方法
大規模な表を印刷する際など、印刷が2頁以上に渡るケースがあります。しかし、すべての情報を1頁に収めたい場合もあるでしょう。
そのようなケースでは、改ページプレビューを開き、ページの境界線を示す青い点線を青い実線の外側にドラッグすることで実現できます。
しかし、中身の多さによっては1頁にまとめてしまうと情報が見づらくなってしまうため、見やすさも重視して臨機応変に対応することが大切です。
エクセルの印刷範囲をサイズ指定で設定する方法
エクセルの印刷範囲のサイズがあらかじめ決まっているケースでは、ページレイアウトタブの「サイズ」から任意の大きさのプリセットを選択しましょう。
プリセットはA4やA3だけでなく、以下のような特殊なサイズでの指定も可能です。
| サイズ | 説明 |
| Letter | アメリカで規格化されているサイズ。21.59cm × 27.94cm。 |
| Tabloid | 新聞版型のひとつであるサイズ。27.94cm × 43.18cm。 |
| Legal | 国際基準規格であり、契約文書や法的文書に使われるサイズ。21.59cm × 35.56cm。 |
| Statement | 主にアメリカで用いられるサイズ。13.97cm × 21.59cm。 |
| Executive | 主にアメリカで用いられるサイズ。18.41cm × 26.67cm。 |
上記のように、プリセットは豊富に用意されています。用途に合わせて活用しましょう。
エクセルの青い線で設定した印刷範囲を仮出力する方法
印刷範囲を青い線を使って個別で指定した際に、その領域を仮出力して実際の出来上がり具合をチェックする方法です。
画面の右下にある「改ページプレビュー」のアイコンをクリックすることで、指定した印刷範囲を仮出力できます。
指定したプリントエリアが青い線で囲まれていれば問題なく設定されています。
また、ファイルタブを開いたら左側に表示されるメニューから「印刷」をクリックすることでも、実際に印刷をする際の範囲を仮出力できるので、両方の手順を覚えておきましょう。
エクセルの青い線で設定した印刷範囲の編集方法
一度作成した印刷範囲は簡単に編集が可能です。以下の編集方法について見ていきましょう。
- 範囲のクリア
- 範囲の再指定
- 範囲の追加
範囲のクリア
青い線で指定した印刷範囲を解除したい場合の方法です。ページレイアウトタブから「印刷範囲」内の「印刷範囲のクリア」を選択しましょう。
すると、シート内に表示されていた薄いグレーの実線が解除されます。解除後に仮出力画面を見ると、範囲指定がなくなっているので確認しましょう。
範囲の再指定
一度指定した印刷範囲をやり直す方法です。手順としては、ページレイアウトタブの「印刷範囲の設定」から新たに範囲を指定し直すのみです。
この際、わざわざ事前に指定していた範囲をクリアしなくても再指定は可能です。
範囲の追加
既存の印刷範囲から行や列が離れた箇所にあるセルを追加する方法です。追加を望むエリアをドラッグで選択した状態で、ページレイアウトタブ内の「印刷範囲」から「印刷範囲に追加」をクリックしましょう。
すると、指定したエリアが新たに追加されます。このとき、追加したエリアは2頁目に印刷される点を押さえておきましょう。
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業務の生産性を上げたいと考えている方は、ぜひこちらも参考にしてみてください。
エクセルで印刷範囲の青い線の操作ができない原因
エクセルで印刷範囲の青い線が動かせないときは、セルの操作に関する設定に原因がある可能性があります。
具体的には、セルのドラッグ＆ドロップの操作が制御されている恐れがあるということです。
設定はファイルタブから左のメニューにある「その他」の「オプション」で変更ができます。「詳細設定」内の「編集オプション」から「フィルハンドルおよびセルのドラッグアンドドロップを使用する」のボックスをアクティブにしましょう。
青い線の操作ができないという問題がセルの制御によるものであれば、この設定変更によって解決ができるでしょう。
印刷範囲が作れない原因
範囲を指定したのに、希望通りに印刷できないケースで考えられる原因として、そもそも「印刷範囲の設定」が適切に指定されていないことが考えられます。
初歩的な原因ですが、シートの選択のみで印刷範囲の設定ができていると勘違いしてしまっているケースです。
シートのエリアをドラッグで選択した際は、必ずページレイアウトタブの「ページ設定」内の「印刷範囲」から「印刷範囲の設定」をクリックするようにしましょう。
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エクセルの印刷でよくある問題とその対処法
エクセルで印刷をする際に上手くできなかった経験のある方も多いでしょう。印刷ミスをしてしまうと、用紙を無駄に消費してしまうことになります。
続いては、エクセルの印刷でよくある問題とその対処法について見ていきましょう。
印刷サイズが小さく見づらい
紙に印刷した際に、情報が小さく見づらいケースがあります。そのようなケースでは、ファイルタブからメニューの「印刷」をクリックし、項目の右下にある「ページ設定」のダイアログボックスを開いて調整を行いましょう。
ページタブの「拡大縮小印刷」の「拡大/縮小」をアクティブにすることで、倍率の調整ができます。プレビュー画面を見ながら最適な比率に合わせましょう。
無駄な余白ができる
表を印刷した際、周りに無駄な余白ができ、見栄えが悪くなってしまうケースがあります。
特に、デフォルトでは左上揃えになっているため、表を中央に配置したい場合は、設定の変更が必要です。
ページレイアウトタブの「ページ設定」グループの右下にある矢印のアイコンをクリックして、専用のダイアログボックスを開きます。その中の「余白」タブから「水平」と「垂直」のボックスをアクティブにしましょう。
この手順を踏むことで、表を用紙の中央で印刷できるようになります。
見出しが切れて可読性が悪い
大規模な表を印刷する際に用紙が複数頁に渡る場合、2頁目以降には見出しが付きません。そのため、何に対してのデータなのかがわかりづらく、可読性を落とす要因となります。
そのようなケースでは、見出しを固定して印刷を行いましょう。ページレイアウトタブから「印刷タイトル」をクリックして、「ページ設定」のダイアログボックスを開きましょう。
行の見出しを固定したい場合は、シートタブから「タイトル行」にカーソルを合わせて固定したい見出しをドラッグで選択してください。1行すべてを選択したいケースでは、行番号をクリックしましょう。
また、列の見出しを固定したい場合は、「タイトル列」が対象です。設定ができたらOKボタンで確定して、印刷の仮出力画面から2頁以降にも見出しが付与されているか確認してみてください。
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エクセルの印刷範囲を示す青い線についてのまとめ
今回は、エクセルの印刷範囲を示している青い線について解説しました。エクセルにまとめた情報は、適切に印刷しなければ利用時に見づらさを感じるでしょう。
見やすく印刷するためには、自ら印刷範囲を調整する方法を知っておくことが大切です。
範囲の指定方法について知らなかったという方は、ぜひ本記事の内容を参考に理解を深めてください。
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