エクセルで作成した文書や表を印刷する際に、予期せぬ箇所でページが途切れてしまった経験はありませんか？
エクセルでは、シートのボリュームが多くなると、自動でページが区切られてしまいます。
ページの区切りを手動で指定し直すためには、印刷範囲の点線を広げる必要があります。本記事で、エクセルで印刷範囲の点線を広げる手順や広げることで得られる効果について見ていきましょう。
エクセルの印刷範囲とは？
エクセルの印刷範囲は、印刷して書き出すために指定したセルの範囲を指します。一つの用紙にすべての情報を載せたい場合や、シートの一部のみを抽出して印刷したい場合に利用されます。
必要な情報のみをピンポイントで提供できるため、データが整理された見やすい用紙を作れるでしょう。特に、ビジネスの場で重宝される機能です。
また、印刷範囲には点線と実線があり、点線はソフトが自動で指定したページの区切り位置を示しており、実線は全体の印刷範囲を示しています。
このように点線と実線で意味合いが異なるので、あわせて覚えておきましょう。
エクセルで印刷範囲の点線を広げるとどうなる？
エクセルで改ページプレビューを開いた際に表示されている青い点線は、ソフト側が自動的に指定した区切り線です。
この印刷範囲の点線を広げることで、実際に印刷される範囲を広げることができます。
エクセルで作成した表やグラフが意図しない箇所で切れてしまっている場合は、印刷範囲の点線を広げていないのが原因です。
印刷後に気づいて修正をすると最初の用紙を無駄にしてしまうので、印刷前の最終確認として印刷範囲の点線が適切な位置にあるのかはチェックしておく必要があります。
なお、印刷範囲は広げるほどよいのかというと、そういうわけではありません。
範囲を広げ過ぎてしまうと、一枚の用紙に情報が詰め込まれすぎてしまい、見づらく使い勝手の悪い文書となってしまいます。
そのため、印刷範囲を広げる際は、状況に応じて適切なサイズで対応することが大切です。
また、エクセルのシート内に指示や補足として設置したコメントを残したまま印刷したい場合もあるでしょう。
そのような場合は以下の記事が参考になります。ぜひこちらもあわせてご覧ください。
エクセルで印刷範囲の点線を広げる手順
エクセルで印刷範囲の点線を広げるには、以下の手順を踏みましょう。
- 表示タブから「改ページプレビュー」をクリック、もしくはワークシートの右下にあるアイコンから「改ページプレビュー」をクリックする。
- 青い点線の上にマウスを重ねると白い十字のポインターが、左右もしくは上下の黒い矢印ポインターに変わるので、望みの範囲までドラッグで広げる。
印刷範囲の点線はドラッグで自由に広げることができるので、感覚的な調節が可能です。出力画面を見ながら微調整を行いましょう。
エクセルのページ設定で印刷範囲の点線を広げる手順
改ページプレビューではなく、ページ設定から印刷範囲の点線を広げる手順です。
- 表示タブから「改ページプレビュー」をクリック、もしくはワークシートの右下にあるアイコンから「改ページプレビュー」をクリックする。
- ページレイアウトタブからページ設定の右下にある小さな矢印のアイコンをクリックする。
- 専用のダイアログボックスが開くので、ページタブ内の「拡大縮小印刷」から「次のページ数に合わせて印刷」のラジオボタンをアクティブにする。
- OKボタンで編集を確定する。
上記の手順を踏むことで、改ページプレビュー内の青い点線がなくなり、選択範囲がシート全体に広がりました。
また、ページ設定のページタブで指定できる項目とその説明は以下の表のとおりです。
| 項目 | 説明 |
| 方向 | 印刷を縦向きで行うか、横向きで行うかを指定できる。 |
| 拡大縮小 | ワークシートもしくは選択範囲を拡大縮小する。拡大縮小率ではパーセンテージで指定できる。次のページ数に合わせて印刷では、横ボックスと縦ボックスに数値を入力できる。 |
| 用紙サイズ | 用紙サイズを10種類から選べる。「Letter」や「Legal」もしくはそのほかのサイズオプションを選ぶことで、印刷する文書や封筒に利用するサイズを指定できる。 |
| 印刷品質 | ワークシートの印刷品質を指定できる。 |
| 先頭ページ番号 | ページ番号が自動なら「1」、もしくは次の連続番号から始まる。1以外の番号を指定するには任意の数値を入力する。 |
設定項目の意味を知っていることで、より理想的なレイアウトでの印刷が可能です。
エクセルで印刷範囲の見やすさを広げる手順
エクセルで指定した印刷範囲を見やすくするためのやり方です。
- まず、ファイルタブをクリックします。
- すると、左側にメニューが現れるので、「印刷」をクリックしましょう。
- 続いて、設定の右下にある「ページ設定」をクリックして専用のダイアログボックスを開きます。
- ダイアログボックスが開いたら、ページタブから「拡大縮小印刷」内の「拡大/縮小」のラジオボックスをアクティブにし、100%よりも大きい数値を指定しましょう。
この手順は、ページレイアウトタブからも行えます。しかし、印刷画面で操作することで、プレビューを確認しながら拡大比率の調節が可能です。
比率の調節ができたらOKボタンで編集を確定しましょう。
エクセルで印刷範囲の点線が表示されない時の対処法は？
エクセルのシート上に印刷範囲の点線が表示されていないときは、以下の対処法を試してみましょう。
- 印刷プレビューを開く
- オプション設定を見直す
- ページ設定を見直す
これらの対処法について詳しく見ていきましょう。
印刷プレビューを開く
印刷プレビューを開いて点線を表示させるやり方です。
ファイルタブをクリックしたら現れるメニューから「印刷」を選択、もしくはWindowsならCtrl＋Pキー、MacならCommand＋Pキーを押すことで印刷プレビューを開けます。
一度印刷プレビューを開いたら、画面の左上にある戻るボタンからワークシートに戻ることで、点線が表示されるようになります。
オプション設定を見直す
オプション設定が原因で点線が表示されない場合の対処法です。
- ファイルタブをクリックしたら現れるメニューの「その他」から「オプション」を選択します。
- すると、専用のダイアログボックスが開くので、「詳細設定」内の「次のシートで作業するときの表示設定」から「改ページを表示」のボックスにチェックを入れましょう。
- OKボタンで編集を確定することで、ワークシートに点線が現れます。
ページ設定を見直す
ページ設定を見直すことで点線を表示させるやり方です。
- ページレイアウトタブから「ページ設定」グループの右下にある矢印のアイコンをクリックして、ページ設定のダイアログボックスを開きます。
- 続いて、ページタブ内の「拡大縮小印刷」から「拡大/縮小」のラジオボタンをアクティブにしましょう。
- そして、OKボタンで編集を確定すればワークシートに点線が現れます。
また、エクセルでは印刷範囲を示している実線を手動で動かせないというトラブルが起こる可能性があります。そのような場合の対処法について知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
エクセルで印刷する際に活用すると便利な機能
エクセルで印刷する際は、以下の機能を活用すると作業がより捗ります。
- 印刷範囲の無視
- 複数箇所の範囲選択
- サイズの指定
それぞれの機能について見ていきましょう。
印刷範囲の無視
印刷範囲を事前に決めておいたが、実際に印刷する際に作成した範囲を解除したいと思うこともあるでしょう。そのような場合では、わざわざ印刷範囲の解除をする必要はありません。
ファイルタブから「印刷」を選択して、設定にあるドロップダウンメニューから「印刷範囲を無視」をクリックすることで、指定してある印刷範囲を無視してスプレッドシート全体を印刷できるようになります。
複数箇所の範囲選択
シートの中から必要なデータと不要なデータを分ける際、選択範囲の領域が離れている場合があります。そのようなケースでは、WindowsならCtrlキー、MacならCommandキーを押しながら追加したい範囲をドラッグして広げることで、選択範囲の複数選択が可能です。
Ctrl（Command）キーを押さなければ直前に指定した範囲は上書きになってしまうので注意しましょう。
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サイズの指定
印刷したいサイズがあらかじめ決まっている場合は、ページレイアウトタブの「サイズ」から任意の印刷サイズを指定できるので活用しましょう。サイズは一般的なA4サイズやA5サイズだけでなく、ハガキサイズや新聞判型なども指定できます。
この指定を事前にしておくことで、後から印刷範囲の修正を行わなくて済みます。
エクセルを不自由なく使いこなすには講座受講がおすすめ
日々の業務でも利用頻度の高いソフトであるエクセルは、不自由なく使いこなせるようになることで作業効率も格段に向上するでしょう。
特に、用紙に範囲を指定せずに印刷してしまい、意図しない部分が印刷されたり、用紙に収まり切らない部分が切れてしまったりといったミスは珍しくありません。
Excel基礎セミナー講習では、カリキュラムの一環として印刷レイアウトの作成やPDF出力について学べるので、受講することで印刷への苦手意識をなくせるでしょう。
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エクセルで印刷範囲の点線を広げる手順についてのまとめ
今回は、エクセルで印刷範囲を示している点線を広げる手順について解説しました。
エクセルではデフォルトで印刷範囲の区切りが指定されており、変更しなければ意図しない箇所でページが分かれてしまいます。
ページの区切り位置を手動で指定したい場合は、改ページプレビューから任意の位置まで青い点線をドラッグで広げる必要があります。
印刷ミスで用紙を無駄にしないためにも、印刷範囲の点線を広げる手順について押さえておきましょう。
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