表計算やグラフの作成などに活用できるエクセルですが、使用するためにはお金を払う必要があります。ただ、エクセルを無料で使用することも、不可能ではありません。
では、エクセルを無料で使うにはどうすれば良いか、無料版エクセルにはどのような特徴があるのかなどを確認していきましょう。
エクセルを無料で使用する方法とは
無料でエクセルを使いたい場合は、エクセルオンラインを利用しましょう。
無料版エクセルオンラインは、有料版の簡易的な内容となっていて、マイクロソフトアカウントを用意するだけで使用可能です。
無料版オンラインエクセルは、簡易版ですが、表計算や関数の使用など、基本的な機能はひと通り備わっています。そして、クラウドタイプであるため、保存するにはインターネットに接続できる環境が必要ですが、オフラインでもブックの作成は可能です。
エクセルオンライン以外で、無料でエクセルを使うには、無料体験版あるいは、スマートフォンアプリを使用するという方法もあります。
ただ、無料体験版は原則として1ヶ月のみで、1回しか利用できません。そして、スマートフォンアプリは、当然パソコンでは使用不可能です。
したがって、パソコンで期間制限なしのエクセルを使いたいのであれば、エクセルオンラインを選びましょう。
無料版エクセルは機能制限がある点に注意
無料版のエクセルオンラインは、お金がかからない代わりに、機能に制限がかけられています。そのため、期待する機能が使えないかもしれません。
では、無料版エクセルの代表的な機能制限にはどういったものがあるのか、確認していきましょう。
マクロ(VBA)に未対応
無料版エクセルオンラインの機能制限で代表的なのは、マクロに対応していない点です。
エクセルは、プログラミング言語VBAを用いたマクロを使えるのが大きな強みとなっています。
マクロを使用すると、作業の一部を自動化することによって、効率化を図れます。また、マクロを使って、開発することも可能です。
けれど、マクロに対応していないエクセルオンラインでは、作業の自動化やマクロを使った開発などはできません。どうしてもマクロが必須の場合は、有料版を選ぶ必要があります。
CSVファイルとXMLの取り扱い
無料版のエクセルオンラインでは、CSVファイルやXMLファイルには対応していません。
表計算ソフトで使用されるデータは、いくつかの形式に分かれますが、その中でも互換性が高いのがCSVです。エクセル以外の表計算ソフトでも開ける可能性が高い上に、容量が小さいので、表計算データをやり取りする際には積極的に使用されます。
XMLもCSVと同様に、汎用性が高いです。そして、データの構造を複雑にでき、データの分析やデータを使った開発で役立ちます。
無料版のエクセルオンラインは、そのようなCSVやXMLに対応していないため、使用環境次第では使いづらくなってしまうかもしれません。
別のソフトやオンラインコンバータを使用すれば、XLSXなど、無料版エクセルに対応する形に変換することは可能です。ただ、その分手間がかかることは覚えておきましょう。
ローカルファイルの制限
エクセルオンラインは、クラウド上にデータを保存するのが基本です。ただ、クラウドからコピーする形で、ローカルファイルに保存することもできます。
しかし、ローカルファイルに保存したデータを、改めてエクセルオンラインで開くことは不可能です。ローカルファイルを開くには、パソコンにインストールされている有料版のエクセルを使わなければなりません。
そのことを知らなければ、ローカルファイルにコピーした後、クラウド上の元データを削除してしまい、データにアクセスできないということになりかねません。
そのようなことにならないために、ローカルファイルの制限がある点はしっかり覚えておきましょう。
エクセルを学びたい人におすすめの講座
- エクセルを使って転職したい・基本操作を知りたい→Excel基礎セミナー
- エクセルでマクロやVBAを組み業務の負担軽減や効率化を図りたい→Excelマクロ・VBAセミナー
- エクセルの資格が欲しい→MOS対策短期集中講座
こちらから自分に合うExcelの講座をお選びください。
エクセルと機能が似ている無料のソフト
エクセルの機能を無料で使いたい場合、エクセル以外のソフトを選ぶという方法もあります。世の中には、エクセルに似た機能を持っているソフトが数多くあり、無料で使えるものも少なくありません。
その中から、代表的な以下のソフトをご紹介します。
- LibreOffice
- Googleスプレッドシート
- FreeOffice
無料ソフト①LibreOffice
LibreOfficeは、エクセルだけでなく、ワードやパワーポイントなど、マイクロソフト社製品に似た機能を数多く備えているソフトです。原則として無料であるため、エクセルの代替として積極的に使用されています。
基本的な使い方はエクセルと大差なく、関数も使用可能です。また、技術力さえあれば、マクロも使えます。そのため、エクセルから移行しても、問題なく使えるでしょう。
そして、エクセルとの互換性がある点が、LibreOfficeの大きな強みです。エクセルで作成したファイルをLibreOfficeで開いたり、LibreOfficeで作った表をエクセルに取り入れたりすることが可能です。
そのような特徴があるため、なるべくエクセルに近い無料ソフトが必要という場合には、LibreOfficeが適しています。
無料ソフト②Googleスプレッドシート
GoogleスプレッドシートはGoogle社が提供している、無料のソフトです。Googleアカウントさえ作成すれば、誰でも使うことができます。
そして、数値の計算やグラフの作成など、表計算ソフトとしての基本的な機能はひと通り使用可能です。エクセルとは名前が違いますが、関数もある程度使えます。
スプレッドシートを使用するメリットは、Google社のサービスと連携できる点です。そのため、Gメールなどのサービスを使っている人は、スプレッドシートを選ぶと良いでしょう。
また、クラウドタイプであるため、メールアドレスやURLを使用して、他の人と共有できる点も強みです。他の人と共同で編集するのか、閲覧だけさせるのかなどは、設定によって変えられます。
無料ソフト③FreeOffice
FreeOfficeは、ドイツのSoftMaker Software社が開発した、無料のソフトです。エクセルに該当する表計算機能と、文書作成機能、プレゼン機能がひとつになっています。
表計算ソフトとして欠かせない機能はひと通り揃っていて、マイクロソフト社製品との互換性があるのが特徴です。
そして、数あるエクセルに似ているソフトの中でも、動作が軽いという特徴もあります。よって、ストレスなくスムーズに使いたいという人に選ばれることが多いです。
また、Linux OSにも対応しているため、マイクロソフトのOS以外でエクセルを使う場合にも選ばれます。
Web版の無料エクセルの使い方
Web版の無料のエクセルオンラインを使うには、マイクロソフトアカウントを用意しなければなりません。
マイクロソフトアカウントを持っていないのであれば、メールアドレスの作成から始めましょう。
それでは、アカウントを作成するところから解説していきます。
- パソコンのブラウザソフトを使用して、マイクロソフトのサイトにアクセスしてください。
そこから「Create account」を選ぶと作成できます。 - アドレスの作成が完了したら、マイクロソフト365のサイトにアクセスしましょう。そして、「無料でExcelの使用を開始する」を選びます。
そうすると、ログイン画面へと移るはずです。 - 作成したアドレスとパスワードを入力すれば、Web版のエクセルオンラインを使えるようになります。
また、電話番号の認証をアドレスの代わりにして、ログインすることも可能です。 - Web版エクセルオンラインの初期画面は、請求書やプロジェクト管理など、色々な目的に合ったブックテンプレートを選べるようになっています。
希望に合ったテンプレートがない場合は、空白のブックを選んで作成開始してください。
それ以降は、有料版のエクセルと同じ使い方です。作成したブックを保存する場合は、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選んでください。
ローカルファイルに保存する場合は、「コピーのダウンロード」を選択します。
エクセルオンラインはiPadでも使用することが可能です。詳しくはこちらの記事をご確認ください。
最低限の機能で十分であれば無料版を
マクロを始めとするエクセルの機能をフルで使いたいのであれば、有料版が適しています。ただ、必要最低限の機能だけを使う場合は、無料版でも十分に対応できる可能性が高いです。
よって、まずは無料版を試してみましょう。また、エクセルブランドにこだわりがない人は、エクセルに似た無料ソフトの使用を考えてみると良いです。
- エクセルを使って転職したい・基本操作を知りたい→Excel基礎セミナー
- エクセルでマクロやVBAを組み業務の負担軽減や効率化を図りたい→Excelマクロ・VBAセミナー
- エクセルの資格が欲しい→MOS対策短期集中講座
こちらから自分に合うExcelの講座をお選びください。
