エクセルでは通常、キーボードを使ってセルに文字を入力していきます。
それ以外に、プルダウンリストを作成して、用意してある選択肢の中から入力するものを選ぶことも可能です。
そのプルダウンリストの設定方法について、詳しく解説していきます。
用意した選択肢から選ぶエクセルのプルダウンリスト
エクセルのプルダウンリストは、セルに情報を入力するための機能です。
入力候補をあらかじめ用意しておき、そのリストを特定のセルと紐づけします。
そうすると、セルの横に逆三角形のマークが現れます。
逆三角形のマークを押すと、リスト一覧がプルダウンメニューとして表示され、その中から選択したものがセルに入力される仕組みです。
プルダウンリストは、想定している選択肢以外の入力や、キーボードのタイピングミスによる入力間違いを防ぐために役立ちます。
また、マウスだけで入力可能で、キーボードで入力する手間を省けるのもメリットです。
「データの入力規則」を使ったプルダウンリストの設定方法
エクセルでプルダウンリストを設定する方法は複数あります。
その中でも最も簡単なのは、「データの入力規則」を使用するものです。
用意する選択肢が少ない時は、「データの入力規則」を選んで問題ないでしょう。
その「データの入力規則」を使った詳しい設定方法を解説します。
セルを指定して「データの入力規則」を開く
- プルダウンメニューを表示させたいセルを選択
- その状態で、「データ」タブにある「データの入力規則」を選択
使用する環境によっては、アイコンで表示されています。
そうすると、「データの入力規則」のウィンドウが開き、プルダウンリストが設定できるようになります。
設定画面で「リスト」を指定
「データの入力規則」のウィンドウが開いたら、まずは入力値の種類のところに着目してください。
- プルダウンメニューで「すべての値」を「リスト」に切り替え
- 「ドロップダウン リストから選択する」にチェックマークを入れる
プルダウンリストに表示させる文字を入力
プルダウンリストで使用する文字を、元の値欄に入力しましょう。
文字の間は「,」で挟み、いくらでもリストを追加可能です。
例えば「A」「B」「C」という3択をリスト表示させるのであれば、「A,B,C」と入力します。
また、「とても良かった,まあまあだった,とても悪かった」という風に、文を入力することも可能です。
必要な文字をひと通り入力したら、「OK」を選択しましょう。
その段階で、プルダウンリストの設定は完了です。
別のセルやシートにプルダウンデータを設定する方法
プルダウンリストで用意する選択肢が多すぎたり、選択肢ひとつ当たりの長さが長かったりすると、「データの入力規則」の元の値欄から大きくはみ出してしまいます。
そうすると、プルダウンリストの管理は大変でしょう。
そのような時は、別のセルやシートに、リストのデータを用意するという方法が効果的です
その方法を、詳しく確認していきましょう。
空白のセルにリストを用意
まずは、プルダウンリストに使用する選択肢を、全て空白のセルに入力しましょう。
プルダウンリストを用意するシートの横に並べても良いですが、別のシートの方が見栄えが良くなります。そして、選択肢ひとつにつき、セルをひとつ使用してください。
「データの入力規則」でセルを参照
セルに選択肢のリストデータを用意する場合も、前述の【「データの入力規則」を使ったプルダウンリストの設定方法】を使用します。
「データの入力規則」のウィンドウを開いて、入力値の種類を「リスト」に切り替え、「ドロップダウン リストから選択する」のチェックを入れるところまでは同じです。その後、
- 元の値欄の右端にある矢印のマークを押す
- 参照するリストをあらかじめ用意しておいたリストをドラッグして全て選択
- 「OK」を押す
そうすると、リスト通りのプルダウンメニューが完成します。
名前定義を活用して効率的にプルダウンメニューを作成
複数のプルダウンメニューを作成する場合、別のセルやシートに用意しているリストを毎回ドラッグするのは面倒です。その場合は、名前定義を活用しましょう。
- 作成したリストをドラッグ
- セル欄の左上にある名前ボックスに任意の名前を入力
そうすると、選択したリストは、その名前グループとして扱えるようになります。
例えば、「アルファベット」という名前にしたとしましょう。
その後、「データの入力規則」の元の値欄で、「F3」キーを押せば、「アルファベット」が選択できるようになります。それを選ぶと、ドラッグをする必要なく、リストデータを使ったプルダウンメニューを作成可能です。
作成したエクセルのプルダウンリストを編集・削除する方法
プルダウンリストの選択肢が不要になったり、追加したりする場合は編集が必要です。
また、プルダウンメニュー自体が不要になったら、削除しなければなりません。
その方法を、詳しく解説します。
「データの入力規則」の元の値を編集
どのようなプルダウンリストであっても、編集をする場合は、「データの入力規則」ウィンドウの元の値を調整します。
文字を直接入力している場合、「,」で文字を増やせば、選択肢が追加されます。
必要ない文字は、前に置いている「,」ごと削除しましょう。
別のセルやシートのリストデータを使っているのであれば、まずはそのリストデータを編集します。その後、「データの入力規則」の元の値で選択し直せば、編集は完了です。
削除する場合は「すべてクリア」を使用
プルダウンメニュー自体を削除したい場合は、
- 「データの入力規則」ウィンドウを開く
- 左下にある「すべてクリア」を押す
- 「OK」を選択
これでメニューはなくなります。
複数のプルダウンメニューを選択して、まとめて削除することも可能です。
ただ、「すべてクリア」だけでは、別のセルやシートに用意したリスト自体は消えません。
そのため、不要であれば、リストデータは直接削除してください。
エクセルでプルダウンリストの設定トラブルの原因と対処法
プルダウンリストを設定しても、きちんとメニューを作れない場合があります。
なぜそのようなことになるのか、よくある原因と対処法をご紹介していきます。
「ドロップダウン リストから選択する」のチェックボックスが外れている
プルダウンメニューがうまく作れない原因として非常に多いのは、「データの入力規則」の設定ミスです。特に「ドロップダウン リストから選択する」の項目に、チェックが入っていないパターンがよくあります。
チェックマークひとつだけなので、見落としやすいですが、入れ忘れるとプルダウンメニューは作れません。
そのため、プルダウンリストを設定する際に忘れないようにチェックを入れましょう。
そして、うまく作れない場合は、真っ先に確認した方が良いです。
セルが結合されてしまっている
別のセルやシートにプルダウンリストのデータを用意する場合、それぞれのセルは独立していなければなりません。
セルを結合していると、エラーが発生してしまうでしょう。
そのため、セルを分割したり、別のセルにコピーしたりして、独立した状態に変更してください。
オブジェクトが表示できる設定になっていない
エクセルのプルダウンメニューは、オブジェクト扱いになっています。
そして、エクセルではオブジェクトを表示しない設定も可能です。
もし、オブジェクト非表示の設定になっていると、プルダウンメニューは選べない状態となります。それを解消するには以下を行ってください。
- 「ファイル」タブから「オプション」を開く
- 「次のブックで作業するときの表示設定」項目の「すべて」にチェックマークを入れる
エクセルを複数人で使う時に役立つプルダウンリスト
エクセルは、複数人でデータを共有して、自分以外の人に入力してもらうことも多いです。
そのような時に、入力ミスが発生するかもしれません。
あらかじめプルダウンリストを設定しておくと、そのミスを未然に防げます。
よって、エクセルを複数人で使用する予定があれば、必要になった時にすぐプルダウンリストを設定できるよう、方法は覚えておきましょう。
