エクセルは、ビジネスシーンや日常で幅広く活用される表計算ソフトです。
データの管理に用いられるソフトですが、あまり馴染みがなければ、ほかにどのようなできることがあるのかわからないという方もいるでしょう。
本記事では、エクセルでできることや基本的な使い方について、初心者にもわかりやすく解説します。これからExcelを使い始める方や、基本スキルを再確認したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
エクセルとは
エクセルとは、Microsoftが提供する表計算ソフトウェアです。
行と列で構成されたスプレッドシート上で数値やテキストを入力することで、データの整理や計算、分析などができます。
また、直感的な操作性と豊富な機能により、初心者でも利用しやすい設計になっているのが特徴です。
その柔軟性とできることの多い汎用性の高さから、事務作業やデータ管理において欠かせないツールとして、世界中で広く利用されています。
エクセルでできること
エクセルでできることは、主に以下の6つです。
- 表計算
- データ集計
- グラフ作成
- ガントチャート作成
- 書類作成
- マクロを使った自動化
これらのエクセルでできることについて見ていきましょう。
できること①表計算
エクセルでは、セルに入力したデータを数式や関数を活用することで、迅速かつ正確な表計算が可能です。
例えば、合計や平均値を求めたり、特定の条件に一致するデータを計算するなど、多様な計算ができます。
手作業ではミスが生じやすい複雑な計算でも、エクセルを使うことで精度が向上するため、企業の売上管理や個人の家計簿作成など、幅広い用途で利用されています。
できること②データ集計
エクセルのピボットテーブル機能を使用することで、大量のデータをわかりやすく集計できます。売上データの月別集計や、特定の条件を基にした分析が簡単に行えるため、業務効率化に役立ちます。
また、フィルターや並べ替え機能を活用することで、必要なデータを瞬時に抽出できる点も便利です。これにより、大規模なデータの整理や分析を手軽に実現できます。
できること③グラフ作成
エクセルでは、入力したデータを基に棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなど多様な種類のグラフを作成できます。
これにより、数値データの傾向や比較を視覚的に把握可能です。
さらに、グラフのデザインや色をカスタマイズすることで、プレゼン資料や報告書に適した見やすいグラフを作成できます。データの伝達力を向上させたい場面で特に役立つ機能です。
できること④ガントチャート作成
ガントチャートは、プロジェクト管理に役立つ視覚的なスケジュール表です。エクセルを使えば、関数や条件付き書式を使用し、日付に応じて進捗状況が自動的に反映されるガントチャートを作成できます。
タスクの開始日や終了日を入力するだけで、プロジェクト全体の流れを一目で把握可能です。特別な専用ソフトを使わずにプロジェクト管理ができる点がエクセルの魅力です。
また、ガントチャートの具体的な作り方について知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。ガントチャートを作る手順を一から解説しています。
できること⑤書類作成
エクセルは、表計算だけでなく書類作成にも適しています。特に、見積書や請求書など、計算結果やグラフを含む書類を作成する際に特に有効です。
また、複数のシートを利用して、異なる種類のデータを一つのファイルで管理できるため、項目が多い書類もわかりやすく整理できます。
できること⑥マクロを使った自動化
マクロ機能を使えば、エクセルでの操作を記録し、自動的に再実行できます。
同じ作業を繰り返す必要がある場合、マクロを設定しておけば作業効率を大幅に向上させられます。
例えば、大量のデータ処理や定型的なレポート作成をボタン一つで完了させることも可能です。VBAを併用することで、さらに高度な自動化も実現できます。
また、エクセルのマクロやVBAのスキルを実務で使えるレベルにまで向上させたい方は、Excelマクロ・VBAセミナーがおすすめです。
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エクセルの基本的な使い方
エクセルでできることを増やすには、まず基本的な使い方を押さえておく必要があります。
- ドキュメントの新規作成
- 表作成
- グラフ作成
- 印刷
- ドキュメントの保存
上記のエクセルの基本的な使い方について見ていきましょう。
基本的な使い方①ドキュメントの新規作成
エクセルを始めるには、まず新しいドキュメントを作成する必要があります。エクセルを起動したら「空白のブック」をクリックしましょう。
すると、空のスプレッドシートが開きます。また、エクセルにはテンプレートも用意されており、テンプレートを選べば、請求書や予定表など、あらかじめフォーマットされたデザインを使用できます。
基本的な使い方②表作成
エクセルでデータを管理する場合は、表にまとめるのが一般的です。表を作成する際は、見出しとなる項目とデータをセルに入力し、ホームタブの「フォント」グループにある「罫線」から罫線をつけることで、見やすい表作れます。
また、罫線だけでなく太字や背景色なども活用すると、視覚的に整ったデザインに仕上げられます。
さらに、列幅や行の高さを調整して、入力した内容がセルに収まるようにすることも重要です。
基本的な使い方③グラフ作成
エクセルでは、作成した表からグラフの作成ができます。グラフを作成すると、データの傾向や比較を視覚的に把握しやすくなるでしょう。
グラフの作成は、データ範囲を選択し、「挿入」タブから棒グラフや折れ線グラフを選択するだけです。グラフの種類やデザインは後から変更可能で、必要に応じてタイトルや凡例を追加してカスタマイズもできます。
基本的な使い方④印刷
エクセルで作成したシートは、紙に印刷可能です。ファイルタブから「印刷」を選択するとプレビュー画面が表示され、そこからページのレイアウトや印刷範囲を確認できます。
印刷設定が問題なければ左上の「印刷」ボタンを押して印刷しましょう。
基本的な使い方⑤ドキュメントの保存
エクセルで作成したデータを保存するには、ファイルタブから「名前を付けて保存」を選択しましょう。名前を付けて保存を行うことで、任意の場所にエクセルファイルを保存できます。
一度ファイルを保存した後は、ワークシート上でCtrl+Sキーを押すことで、上書き保存が可能です。
ファイルの消失を防ぐためにも、定期的な保存を心がけましょう。
エクセルの応用的な使い方
エクセルで覚えておくと便利な応用的な操作は、以下のとおりです。
- 条件付き書式
- フィルター
これらの応用的な機能の使い方について見ていきましょう。
応用的な使い方①条件付き書式
条件付き書式は、特定の条件を満たしたセルのフォーマットを自動的に変更できる機能です。
例えば、特定の値を超える数値を赤字で表示したり、データの範囲に基づいてセル全体の色を変更したりできます。
これにより、データの可視化が容易になり、重要な情報を一目で確認できます。
条件付き書式の使い方は以下のとおりです。
- 適用したいセル範囲を選択する
- ホームタブの「スタイル」グループから「条件付き書式」をクリックし、適切なルールを選択する
- 条件を指定し、書式を設定する
- 「OK」をクリックする
条件付き書式を使いこなすと、エクセルでできることが大きく増えます。設定できる条件や書式は複数あるので、どのような使い方ができるか一度試してみるとよいでしょう。
また、条件付き書式の使い方についてより詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
条件付き書式を使って、自動的にセルに色をつける方法や、関数を使って複数条件を指定する方法などについて解説しています。
応用的な使い方②フィルター
フィルターは、大量のデータから特定の条件に一致するデータのみを抽出できる機能です。これにより、必要な情報だけを簡単に表示させられるため、データ分析やレポート作成が効率化します。
フィルターの使い方は以下のとおりです。
- フィルターを設定したいデータ範囲を選択する
- データタブにある「並び替えとフィルター」グループにある「フィルター」をクリックする
- 各列のヘッダーにフィルターボタンが表示されるので、該当のボタンをクリックして条件を設定する
大規模な表を管理する際にはマストの機能です。
エクセルで押さえておきたいショートカット
エクセルの作業効率を上げるために、以下のショートカットキーを覚えておくのがおすすめです。
ショートカットキー | 機能 |
Ctrl + C | 選択したセルの内容をコピーする。 |
Ctrl + V | コピーした内容を貼り付ける。 |
Ctrl + X | 選択したセルの内容を切り取る。 |
Ctrl + Z | 直前の操作を元に戻す。 |
Ctrl + Y | 直前の操作をやり直す。 |
Ctrl + S | 現在のブックを保存する。 |
Ctrl + P | 印刷設定画面を開く。 |
Ctrl + F | 検索ウィンドウを開き、セル内の文字や値を検索する。 |
Ctrl + H | 置換ウィンドウを開き、指定した文字や値を別のものに置換する。 |
Ctrl + T | 選択範囲をテーブル形式に変換する。 |
Alt + Enter | セル内で改行を挿入する。 |
F2 | セルを編集モードにする。 |
F4 | 参照方式を切り替える。 |
一つひとつの操作時間の短縮は少なくても、積み重なると大きな時間になるので、よく使う操作のショートカットキーは積極的に覚えるようにしましょう。
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エクセルでできることについてのまとめ
今回は、エクセルでできることについて紹介しました。表計算やデータ集計、グラフ作成など、多彩な機能を備えた表計算ソフトであるエクセルは、日常業務からプロジェクト管理まで幅広く利用されています。
また、ガントチャートの作成やマクロを活用した業務の自動化など、効率的な作業を実現する方法も多くあります。
エクセルでできることを増やすことで、データ管理や分析の精度が向上し、作業時間の短縮にもつながるでしょう。
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