エクセルは多様な機能を備えた表計算ソフトで、ビジネスや日常などさまざまなシーンで利用されます。さらに、数値の計算だけでなくグラフの作成まで可能です。
本記事では、そんなエクセルの基本的な使い方や、知っておきたいエクセルの名称について詳しく解説します。エクセルをマスターしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
エクセルではどんな使い方ができる？
エクセルはMicrosoftが提供している表計算ソフトで、表や計算を効率的に行えるツールです。エクセルを使うことで、簡単に表やグラフを作成できるため、一般的な業務では頻繁に活用されます。
エクセルを使いこなすことで、仕事の効率向上やデータの整理が容易になるため、社会人として求められるスキルの一つといえるでしょう。そんなエクセルでは、主に以下の使い方が基本です。
- 表計算
- グラフ作成
- 文書作成
それぞれの使い方について詳しく確認していきましょう。
表作成
エクセルではセルに数式や関数を入力するだけで、簡単に計算ができます。そのため、エクセルを使えば誰でも正確な表を作成できるのが特徴です。
また、数値が変更になっても自動で再計算してくれるため、修正も容易に行えます。さらに、エクセルなら計算だけでなく表の体裁も簡単に整えられるのが魅力です。
見出しの色を変更したり、格子状の枠を作成できたりなど、特別なスキルがなくても綺麗な表が作成できます。データを表でまとめたい場合に、エクセルはとても便利なツールだといえるでしょう。
グラフ作成
エクセルで作成した表は、簡単にグラフへ変換できます。そのため、グラフを作成したい場合もエクセルは便利なツールだといえるでしょう。
また、グラフと表はリンクしており、表の数値を変更すればグラフの数値も変更されるため、グラフの修正も容易です。さらに、グラフの種類も棒グラフや円グラフといった一般的なグラフだけでなく、散布図や複合グラフ、バブルチャートなどの応用的なグラフも使用できるので、複雑なデータの管理にも役立つでしょう。
文書作成
文書作成といえば同じMicrosoft社のワード（Word）が有名ですが、文書内に図表を多く使う場合や、計算が必要な場合にはエクセルが最適です。ワードと比較してエクセルの方が図表の作成に向いているため、より効率的に文書の作成ができます。
さらに、請求書など計算が必要になる文書の場合も、計算が得意なエクセルが最適です。このように、エクセルは表やグラフといったデータを扱う場合以外にも活用できるのが魅力です。
エクセルの使い方を学ぶうえで覚えておきたい9つの名称
エクセルを使いこなすためには、使い方をその都度調べて学ぶ必要があります。しかし、各部の名称を知っておかないと、思うように調べられないでしょう。
続いては、エクセルの使い方を学ぶうえで覚えておきたい9つの名称について解説します。参考書や解説サイトをより理解するためにも、ぜひ覚えておきましょう。
①ワークシート
ワークシートはエクセルの用紙を指します。複数に合わさったセルが一枚のシートとして表示されています。
②クイックアクセスツールバー
クイックアクセスツールバーは、エクセルの最上部にあるツールバーです。利用頻度の高いコマンドを自由に登録してカスタマイズできます。
初期状態では、「上書き保存」「元に戻す」「やり直し」の3つが登録されています。
③タブ
クイックアクセスツールバーの下にある、ホームや挿入と書かれている部分をタブと呼びます。使いたい機能に合わせてタブを切り替えて使用しましょう。
④リボン
タブの下に表示されている、さまざまな機能をアイコンでまとめた領域がリボンです。タブをクリックすることで、そのタブに紐づいたリボンが展開されます。
⑤名前ボックス
名前ボックスは、現在選択されているアクティブセルの確認ができるボックスです。ボックス内に任意のセルを入力すると、そのセルまで移動できるため、大きなワークシートの場合に活用されるケースが多いでしょう。
⑥数式バー
数式バーでは関数や数式、文字列を入力できます。セルとの違いは数式バーには関数の結果ではなく、関数式が表示される点です。
⑦セル
エクセルのワークシート内にある網目部分をセルと呼びます。選択すると対象のセルが緑色の枠で囲まれます。
⑧列番号
列番号は、ワークシートの上部にあるアルファベットが割り振られた列を指します。アクティブな列の確認をする際や、列の追加や削除をする際に利用します。
⑨行番号
行番号は、ワークシートの左にある数字が割り振られた行を指します。アクティブな行の確認をする際や、行の追加や削除をする際に利用します。
押さえておきたいエクセルの使い方
続いては、以下のエクセルを使ううえで押さえておきたい使い方について確認していきます。
- エクセルの起動方法
- 表の作成方法
- グラフの作成方法
- ワークシートの編集方法
高度なスキルがなくてもできる方法なので、一つずつ確認していきましょう。
エクセルの起動方法
エクセルをインストールしたら、まずは起動する必要があります。Windowsでエクセルを起動する方法は以下のとおりです。
- スタートボタンをクリックする
- Eの欄からExcelを探してクリックする
MacBookでエクセルを起動する方法は以下のとおりです。
- Launchpadをクリックする
- 中に入っているExcelを探してクリックする
エクセルをうまく見つけられない場合は、スタートボタンの検索窓にExcelと入力して検索をかけましょう。エクセルを起動できたら、空白のブックをクリックすることでエクセルの編集画面に移行できます。
表の作成方法
成績表の作成を例に、エクセルで表を作成する方法について確認していきます。エクセルで表を作成する手順は以下のとおりです。
- 縦軸に名前、横軸に科目を入力する
- それぞれの点数を対応するセルに入力する
- 合計を表示したいセルを選択し「=SUM(」と直接入力するか、ホームタブの右上にある「合計」をクリックする
- 計算したい範囲をドラッグしEnterキーを押す
- 合計を出したセルの右下をほかの合計を表示するセルまでドラッグする
- 表をすべてドラッグで選択し、ホームタブ内の「下罫線」の下向き三角をクリックする
- 「格子」を選択する
- 縦軸と横軸の見出しをドラッグで選択し、ホームタブ内の「塗りつぶしの色」から
- 好きな色を選択して背景色を変更する
ほかにもお好みで見出しの文字の太さや色を変更することでも綺麗な表が作成できます。さまざまな機能を組み合わせて、見やすい表を作成してみてください。
また、表の作成手順を実際に見て確認したい場合は、以下の動画がおすすめです。ぜひこちらも参考にしてみてください。
グラフの作成方法
エクセルでは表があれば、ワンクリックでグラフの作成まで行えます。エクセルでグラフを作成する手順は以下のとおりです。
- 表を作成する
- 表をすべてドラッグで選択する
- 挿入タブを開く
- グラフの項目の中から作成したいグラフのアイコンの右にある下向き矢印をクリックする
- 複数のグラフの中から好きなグラフを選択してクリックする
エクセルでは以下8種類のグラフを作成できます。
| グラフ名 | 特徴 |
| 棒グラフ | データを縦や横の棒で表現されており、数値の比較が視覚的に理解しやすい。頻繁に使用されるポピュラーなグラフ。 |
| 円グラフ | データを円形に分割することで割合を表現できる。全体の内訳が一目でわかりやすいが、細かいデータには向かない。 |
| 折れ線グラフ | データの変化や傾向を時系列に沿って把握できる。上昇傾向や下降傾向がわかるため、変動や周期性の確認に適している。 |
| 散布図 | 2つのデータの相関関係を点で表現できる。相関性は確認できるが、因果関係は把握できない。 |
| 積み上げ棒グラフ | 各データを積み上げて合計値を表示できる。全体の量と各データの比較を直感的にできるが、項目が多いと比較が難しくなる。 |
| バブルチャート | 3つのデータを比較する際に使用できる。円の大きさで3つ目のデータを表現し、複数の情報を視覚的に掲載できるが、重なり部分が見づらくなる可能性がある。 |
| ヒストグラム | 量的データの分布を確認できる。連続したデータの頻度を表示し、データの分布が一目でわかりやすい。 |
| 複合グラフ | 複数のグラフを組み合わせたグラフ。単位の違うデータや異なる情報を一つのグラフにまとめて表示できるが、情報が多いと見づらくなる可能性がある。 |
エクセルでグラフを作成する方法についてより詳しく知りたい方は「エクセルのグラフの作り方を画像付きで詳しく解説！編集方法も紹介」の記事がおすすめです。ぜひ、あわせてご覧ください。
ワークシートの編集方法
エクセルでは、ワークシートを複数作成したり、それぞれに名前をつけて管理できます。エクセルでワークシートを編集する手順について確認していきましょう。
ワークシートの追加
- 画面下部にある「Sheet1」の横にあるプラスアイコンをクリックする
- ワークシートが追加される
ワークシートの削除
- 削除したいシートを右クリックする
- 表示されたメニューから「削除」をクリックする
- ワークシートが削除される
ワークシートの名称変更
- 名前を変更したいシートを右クリックする
- 表示されたメニューから「名前の変更」をクリックする
- 任意の名前を入力する
ワークシートの移動
- 移動させたいワークシートをドラッグして希望の位置まで持ってくる
- 所定の位置まで来たら離す
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エクセルの使い方についてのまとめ
今回はエクセルの使い方について紹介しました。エクセルは日々の業務でも利用頻度の高いツールです。そのため、使い方をマスターすれば業務効率も一段とアップするでしょう。
しかし、エクセルは使える機能が豊富なため、完璧に習得するのは困難です。特に関数については、理解が難しいと感じる方も多いため「エクセルの便利な関数21選！高度なエクセル関数8種とエラー対処法も紹介」こちらの記事を別途参考にしてみてください。
エクセルをマスターするためにも、まずは実際にエクセルに触れるところから始めてみましょう。
