エクセルの表を使っている時に、データの並び替えをしたいと感じた経験がある人もいるでしょう。
ここでは、エクセルのデータの並び替えをする複数の方法をご紹介します。
名簿や住所録、家計簿といったエクセルで作成する様々な表をさらに便利に使いこなすための参考になれば幸いです。
エクセルで表のデータを並べ替える場面
エクセルで表作成をする際に、並び替えが必要となる場面には、具体的にどのような場面が挙げられるのでしょうか。
名簿の氏名を五十音順に並べ替える
エクセルで表のデータを並び替える場面としては、名簿の氏名を五十音順に並べ替える場面があります。
社員名簿といったビジネスシーンで使う名簿のみならず、プライベートで使う住所録に関しても、五十音に並び替えをすると、使い勝手が向上します。
入力をする時点で五十音順で入力をすることも可能ですが、膨大なデータを扱う場合は、事前に並び替えをしようとすると手間が掛かってしまうものです。
エクセルの並べ替えの機能を活用すれば、スピーディに正確性の高い並び替えが実現でき、作業の効率化が図れます。また、新たなデータを追加した際にも、エクセルを活用して五十音順に並び替える方法を知っておくと、的確に対応可能です。
データを日付順に並び替える
入力したデータを日付順に並び替える場面も想定できます。
例えば、エクセルで作成した名簿のデータを並び替える場合、生年月日の順に並び替えることが可能です。仕入れや売上の管理表のデータを日付順に並び替えたい時にも、エクセルを使って並び替えをすると便利です。
エクセルで家計簿を作成している家庭の場合、レシート入力を日付順に行っていなくても、エクセルの機能を活用することで、日付順にデータを並び替えて、より見やすい家計簿に仕上げることができます。
続いて、エクセルの「並び替え」機能によって表のデータを並び替えるには、どのような方法を使えばよいかをご説明します。
「並び替え」機能の基本的な使い方をマスターしよう
エクセルの表のデータを時短で並び替えをしたい時に便利なのが、「並び替え」機能を使う方法です。
並び替え機能「昇順」
「並び替え」の機能を使うには、
- セルを右クリックすると表示されるメニューから、「並び替え」を選択
- メニューの一番上にある「昇順」をクリック
- 昇順を選択
そうすると、数値であれば小さな数字からより大きな数字、日本語であればあいうえお順、英語であればアルファベット順に並び替えができます。
エクセルでは、昇順という日本語表示の隣に、A→Zと書かれたアイコンが記載されていて、アルファベット順に並べ替えるという機能が一目で分かるようになっています。
並び替え機能「昇順」
並び替えのメニューで、「昇順」の次に表示される「降順」をクリックすると、降順での並び替えが可能です。
降順は、昇順とは逆の並び替えにあたります。
数字であれば大きな数字から順番に、日本語や英語であれば辞書の逆の順に並び替えする方法を指します。降順のアイコンは、Z→Aです。
昇順と降順の「並び替え」機能を使うには、セルを右クリックする方法以外に、ホームタブから「並び替えとフィルター」を選択、表示されたメニューから昇順または降順をクリックして、並び替えをする方法もあります。
エクセルで「フィルター」を使ってデータを並び変える方法
次に、表のデータを並び替えをする際に便利な「フィルター」機能を使った並び替えの方法をお伝えします。
フィルター機能での並び替え
エクセルの「フィルター」機能とは、データの絞り込みをする機能です。
「フィルター」機能は、データの抽出だけでなく、並び替えの際にも活用できます。
「フィルター」を使った昇順、降順での並び替えは以下の通りです。
表のデータを昇順で並び替える場合
- セルを選択してクリック
- セルの右下の隅に表示される「フィルター」ボタンをクリック
- 表示されるメニューから「昇順」を選んでクリック
これで昇順でデータを並び替えることが可能です。
表のデータを降順で並び替える場合
昇順と同じ手順で「フィルター」ボタンを表示した上で「降順」を選択してクリックしてください。
複数列をソートする方法
「フィルター」を使った昇順、降順での並び方の基本がマスター出来たら、さらに応用的な複数列をソートする方法も習得しましょう。
複数列をソートするのにおすすめなのが、「並び替え」ダイアログボックスを使う方法です。ダイアログボックスを表示するには、
- 表内のセルを選択
- 「並び替え」をクリック
これで並び替えのダイアログボックスが表示されます。
ダイアログボックスで、列、並び替えのキー、順序をそれぞれ指定すると、指定した通りにデータの並び替えできます。
列の指定
列に関しては、最初の設定では一列ずつしか選択することができません。
列、並び替えのキー、順序を設定した後に、レベルの追加をクリックすると、新たな列を追加して並び替えができます。
レベルの追加をクリックするごとに、列を一列ずつ追加できるので、複数の列を追加したい場合は、レベルの追加をクリックする作業を繰り返して、複数列をソートしましょう。
並び替えのキーの指定
並び替えのキーについては、セルの値以外に、セルの色やフォントの色による並び替えもできます。色分けをして作成したエクセルの表のデータをより見やすい状態に改善したい場合は、並び替えキーの設定を変更する方法を覚えておくと便利です。
順序の指定
順序に関しては、昇順や降順という基本的な並び替え以外に、ユーザー設定リストから、希望する順序を設定することも可能です。
曜日順に並び替えをしたい場合、ユーザー設定リストを活用してください。
また、決算や会計関連のデータを扱っている場合、第1四半期、第2四半期等の期間別に並び替えて表を整理する際に、ユーザー設定リストが役立ちます。
エクセルで表のデータを並べ替える時の注意点
最後に、エクセルで表のデータを並べ替える時の注意点をご説明しましょう。
入力時の漢字のふりがなに注意！
まず、氏名や住所など、漢字を使ったデータを並び替えるにあたっては、漢字に正しくふりがなを振っておくことを心がけてください。
エクセルにおける漢字の並び替えは、基本的には入力時のふりがな情報に基づいて行われます。
ふりがなの確認をするには、ホームタブにある「ふりがなの表示」をクリックしてチェックします。修正が必要な場合は、「ふりがなの修正」をクリックして、正しいふりかなを入力してください。
事前にふりがなを細かくチェックしておき、正確性の高い並び替えを実現しましょう。
列見出しは認識しやすい状態にしよう
また、並び替えをする上では、表の1行目に入力している日付や氏名といった項目を、他のデータとは別に列見出しとして認識できる状態にしておくことが求められます。
項目を太字表示にする、色を変えるといった工夫をすることで、列見出しであることが認識しやすいようにしてください。
エクセルで表のデータを並べ替えるまとめ
エクセルで表のデータを並び替える方法には、複数の選択肢があります。
昇順、降順で簡単に並び替えをしたい時には、エクセルの「並び替え」機能を使うと便利です。
また、「フィルター」を使った並び替えの方法をマスターすると、より細かな条件設定をして並び替えができます。
