【2026】ChatGPTが業務効率化に役立つか実際に検証！実務で使える方法7選

ChatGPTは、議事録やメール、資料の作成など、さまざまな法人業務の効率化に活用できます。
しかし、文章が短時間で生成されるからといって、出力されたものをそのまま実務で使えるとは限りません。内容の確認や修正を含めて、どの程度の時間を短縮できるかが重要です。

そこでこの記事では、ChatGPTで効率化しやすい7つの業務を紹介したのち、資料の要約と文章校正を人間だけで行った場合と、ChatGPTを併用した場合で実際に検証しました。資料の要約を45分→10分、文章校正を20分→5分に短縮できたポイントまでわかりやすく解説します。

※今回の業務効率化の結果は特定の資料と作業条件による1回の検証結果です。削減時間は資料の内容や担当者、使用するChatGPTのモデルによって異なります。

ChatGPTで業務効率化できること（活用事例7選）

ChatGPTを用いた業務効率化は、文章の要約や整理、下書き作成に向いています。
ここでは、業務効率化に役立つChatGPTの活用例を7つ紹介します。

①議事録の作成

ChatGPTに会議の文字起こしを入力すると、決定事項やToDoを整理でき、議事録作成の業務効率化につながります。「担当者」「期限」「保留事項」などを指定すれば、社内フォーマットに沿った下書きも作成可能です。ただし、固有名詞や期限は元の発言と照合することが大切です。

②メール・社内文書の下書き

ChatGPTに要点、相手、目的を入力すると、メールや社内通知の下書きを作成でき、文章作成の業務効率化に役立ちます。用途に合わせて文体も調整できますが、社名、氏名、日時、金額は送信前に確認が必要です。

③資料・長文の要約

ChatGPTを使えば、報告書などから重要な情報を抽出し、資料確認の業務効率化が可能です。「結論・根拠・課題に分ける」「300文字以内」など、形式を指定すると効果的です。重要な条件や画像を読み取れない場合もあるため、原文も確認しましょう。

④企画・資料構成の作成

ChatGPTに目的、対象者、課題、制約条件を伝えれば、企画の切り口や資料構成を提案してもらえます。企画業務の効率化に役立ちますが、完成品を任せるのではなく、たたき台として使い、人が最適な案を選びましょう。

⑤文章の校正・リライト

ChatGPTでは、誤字脱字、敬語、表記ゆれなどを確認でき、校正業務の効率化につながります。「修正前・修正後・理由」を一覧化すると、変更内容を判断しやすくなります。なお、意図と異なる修正や見落としもあるため、最終確認は必要です。

⑥Excel・データ整理の補助

ChatGPTは、Excel関数の提案、アンケート回答の分類、集計結果の整理などに利用でき、データ処理の業務効率化に役立ちます。誤った関数や計算結果を提示する可能性があるため、必ず検算しましょう。

⑦FAQ・マニュアルの作成

ChatGPTを使えば、社内資料や問い合わせ履歴からFAQやマニュアルのたたき台を作成でき、情報整理の業務効率化につながります。「資料にない情報は推測しない」と指定し、追加された手順がないか確認しましょう。

ここまで紹介した業務効率化を目指すためのChatGPTの使い方は、以下のセミナーなどを通じて学べます。ハンズオン形式で実際にChatGPTを操作しながら業務効率化の手順を学べるため、独学や自己学習に不安を感じている企業に最適です。

また、ChatGPTで業務効率化を目指す際には、プロンプトについて学ぶことが欠かせません。
以下の記事では、コピペで簡単に業務効率化を目指せるChatGPTのプロンプトを紹介しています。

【2026】ChatGPT最新プロンプトの書き方7選一覧！コピペOK！面白い例＆自己分析方法も紹介

ChatGPTを使って「資料の要約」の業務効率化を検証

企業では、会議資料や調査レポート、業界資料、マニュアルなど、ページ数の多い資料を読んで要点を整理する業務が頻繁に発生します。このとき、内容を正確に把握し、上司やチームに共有できる形にするため、資料の読み込みや情報整理などに時間がかかることも少なくありません。

そこで、総務省の資料「生成AIの入門的な使い方と注意点」を使用し、人間だけで要約した場合と、ChatGPTを活用した場合の業務効率化として、作業時間を比較しました。

検証条件と作業内容

ChatGPTを用いた業務効率化の検証に使用した資料は、生成AIの基礎知識、活用方法、効果的な指示の出し方、利用時の注意点などを解説した全75ページの資料です。文章だけでなく、図表や活用例、理解度チェックも掲載されています。

今回は、人間とChatGPTのどちらも、資料から次の項目を抽出して社内共有用の要約を作成しました。

• 資料の目的
• 生成AIでできること
• 生成AIを効果的に使う方法
• 利用時に注意すべきリスク

完成条件は、資料を読んでいない社員でも概要と重要な注意点を把握できることです。
ChatGPTを利用した場合も、PDFの読み込み、指示の入力、出力内容の確認、修正にかかった時間をすべて計測しました。

人間のみで対応した場合は45分

業務効率化前の作業時間を測るため、ChatGPTを使わず、75ページすべてに目を通して重要な箇所を整理しました。その後、重複する説明をまとめ、社内共有用の文章へ書き直した結果、完成までに45分かかりました。

作業の内訳は以下の通りです。

• 内容チェック：30分
• 情報抽出：10分
• 確認作業：5分

特に時間を要したのは、資料全体から必要な情報を選ぶ工程であり、業務効率化の余地が大きい部分だとわかりました。資料には生成AIの活用例だけでなく、情報の正確性、情報流出、知的財産権、利用者のモラルに関する説明も含まれています。

また、重要な内容を抽出した後も、資料を読んでいない社員に伝わる順序へ並べ替え、簡潔な文章に整える作業が発生しました。

ChatGPTを活用した場合は約10分

業務効率化としてChatGPTを活用するために、PDFを読み込ませたうえで、要約の目的、読み手、抽出する項目、文字数を指定しました。

ChatGPTが作成した下書きを元資料と照合し、情報の抜け漏れや不正確な表現を修正した結果、完成までの時間は約10分であり、業務効率化を実現しました。

• 内容チェック・情報抽出：1分
• 確認作業：8～9分

資料要約の業務効率化に使用したChatGPTのプロンプトは以下のとおりです。

添付した資料を、内容を確認していない社員にも概要が伝わるように要約してください。次の4項目に分けて整理してください。
1．資料の目的
2．生成AIでできること
3．生成AIを効果的に使う方法
4．利用時に注意すべきリスク
資料に記載されていない情報は追加しないでください。整理した情報には出典となるページ番号を提示してください。全体を400文字程度でまとめ、重要な注意点は箇条書きにしてください。

ChatGPTによる要約では、資料の内容が次のように整理されました（一部抜粋）。

1．資料の目的
生成AIを生活・学習・仕事で自ら活用するための基礎的なリテラシーを、一般の利用者が身に付けること。（p.2–5）

2．生成AIでできること
文章の作成・要約、情報検索、翻訳、議論のほか、画像・映像、音声・音楽、3Dモデルなどを生成できる。（p.13–17）

ChatGPTが「重要情報の抽出」と「項目別の整理」を短時間で行ったため、人間は確認と修正に集中できました。これが、資料要約の業務効率化につながった主な理由です。

検証の結論

ChatGPTを活用することで45分から10分となり、作業時間を35分、割合にして約78％短縮できました。

この方法は、調査レポートや会議資料の要約だけでなく、競合資料の比較、社内マニュアルの概要作成、研修資料のポイント整理などにも応用できます。長い資料を扱う機会が多い企業は、業務効率化に活用してみてください。

ChatGPTを使って「文章校正」の業務効率化を検証

企業では、メールや報告書、提案書、Web記事など、社内外へ文章を公開・共有する前に校正する作業が発生します。誤字脱字だけでなく、表記ゆれや不自然な表現、わかりにくい文章まで確認する必要があり、文字数が多いほど担当者の負担も大きくなります。

ここでは、同じ法人向け記事を人間だけで校正した場合と、ChatGPTを活用した業務効率化における作業時間を比較しました。

検証条件と作業内容

検証では、約1,000文字の法人向け文章を使用しました。
人間とChatGPTのどちらも、次の項目を確認しています。

• 誤字脱字
• 漢字とひらがなの表記ゆれ
• 不自然またはわかりにくい表現
• 冗長な文章や重複表現
• 文体や語尾の不統一

修正箇所を見つけるだけでなく、修正内容を反映し、公開できる状態に整えるまでを作業時間として業務効率化の計測をしました。

人間のみで対応した場合は20分

業務効率化前の作業時間を測るため、ChatGPTを使わず、原稿を最初から読んで誤字脱字や表記ゆれを確認しました。さらに、前後の文脈を踏まえて、不自然な表現や冗長な文章を修正した結果、完成までに20分かかりました。内訳は以下の通りです。

• 内容チェック：15分
• 修正入力：5分

文章校正では、修正に長い時間がかかるわけではありません。
しかし、約1,000文字の原稿全体へ注意を向けながら、表記や文体の一貫性まで確認する必要があります。

読み直しも発生するため、文章量が多いほど作業時間が増え、業務効率化の効果も大きくなりやすい作業です。

ChatGPTを活用した場合は約5分

業務効率化としてChatGPTを活用する際には、原稿を入力し、修正が必要な箇所と理由を一覧で出力するよう指示しました。その後、人間が修正案を確認し、適切な内容だけを原稿へ反映した結果、完成までの時間は約5分と、業務効率化を実現できました。

• 内容チェック：約30秒
• 修正入力：約3～4分

文章校正の業務効率化に使用したChatGPTのプロンプトは以下のとおりです。

添付した文章を校正してください。
以下を確認してください。
・誤字脱字
・表記ゆれ
・不自然な表現
・冗長表現、重複表現
・文体、語尾の不統一
修正箇所を「修正前」「修正後」「修正理由」の3項目で一覧にしてください。文章の意味や事実関係、固有名詞は変更しないでください。判断できない箇所は、修正せず「要確認」と記載してください。

ChatGPTに修正箇所を一覧化させることで、人間は原稿をゼロから確認するのではなく、提案された修正が適切かを判断する作業に集中できました。

検証の結論

文章校正は、ChatGPTを活用することで20分から5分となり、作業時間を15分、割合にして75％短縮できました。誤字脱字や表記ゆれ、重複表現など、一定のルールに基づいて見つけられる箇所の確認に効果的です。

一方で、ChatGPTが提案する表現が、必ずしも原稿の意図や自社の表記ルールに合うとは限りません。文章として自然でも、商品の特徴や専門用語の意味が変わってしまう可能性があります。

そのため、ChatGPTには修正候補の抽出を任せ、人間が採用する修正を判断する使い方が適しています。自社の表記ルールや修正してはいけない固有名詞もプロンプトに含めることで、確認の業務効率化を実現しやすくなるでしょう。

ChatGPTによる業務効率化を成功させる3ステップ

ChatGPTで業務を効率化するには、対象業務の選定、効果測定、使い方の標準化が必要です。
まずは次の3ステップで検証しましょう。

また、ChatGPTを用いた業務効率化によって削減できる人件費は、次の式で試算できます。

1回あたりの削減時間×月間の実施回数×利用人数×1時間あたりの人件費

たとえば、1回15分短縮できる業務を月20回、5人が行う場合、月25時間の削減になります。
1時間あたりの人件費を3,000円とすると、ChatGPTによる業務効率化の効果は月7万5,000円、年間90万円相当です。

ChatGPTによる業務効率化を企業活用する際の注意点

企業でChatGPTを活用する際は、入力情報の管理と出力内容の確認が欠かせません。
業務効率化を進める前に、利用できる業務や情報の範囲、確認手順を定めておきましょう。

上記のなかでも個人情報については、以下のようにChatGPTに入力するのはNGです。

山田太郎さんのアカウントにログインできません。登録されているメールアドレスは taro.yamada@example.com、電話番号は 090-0000-0000、社員番号は A12345 です。ログインできるように対応してください。

また、利用するサービスやプランによって、データの取り扱いや管理機能は異なるため、規約やデータ利用方針を確認し、自社のセキュリティ基準に合うものを選びましょう。また、ChatGPTの出力は完成品ではなく、下書きとして扱うのが基本です。

なお、ChatGPTで気を付けるポイントや、実務で役立つスキルをまとめて学びたい方は、以下のセミナーなどが選択肢となります。業務効率化の知識をハンズオン形式で学びながら、気をつけたいポイントまで網羅的に学べます。

ほかにも、業務効率化に役立つ企業向けのChatGPTの研修を比較したい方は、以下の記事もチェックしてみてください。

【2026】法人向けおすすめChatGPT研修10選！効果的に受講するコツも紹介

ChatGPTによる業務効率化についてまとめ

ChatGPTは、資料の要約や文章校正、メールの下書きなど、幅広い業務の作業時間を短縮できます。ただし、出力には誤りが含まれる可能性があるため、人による確認や機密情報の管理が欠かせません。

まずは低リスクで頻度の高い定型業務を選び、導入前後の作業時間と品質を比較したうえで、効果が確認できたChatGPTの使い方を社内へ展開してみてください。