エクセルで表を作ったのに、印刷したらきれいに出力できなかったということはありませんか？
せっかくデザインやレイアウトを工夫しても、1枚に収まらなくて複数枚印刷されてしまったり、印刷したくないところまで印刷されてしまったりすることってありますよね。
そういう時に便利なエクセルの機能が、エクセルの印刷範囲の設定です。
この記事ではエクセルの印刷範囲の設定方法や、うまくいかないときの対処方法や便利機能を解説します。
エクセルの印刷範囲とは？
エクセルの印刷範囲は、エクセルのシートから、好きなセルやセル範囲を指定することで、印刷内容をコントロールできる機能です。
エクセルに入力したデータのうち、印刷する必要がないものを除外したり、反対に、もともとの設定では印刷されない内容を印刷するように指定したりできます。
なお、このエクセルの印刷範囲の設定は、エクセルをPDFとして保存する場合にも反映されます。エクセルの表をPDFファイルにして送信する必要があるときは、この記事を参考にエクセルの印刷範囲を設定してみてください。
また、PDFデータをエクセルに読み込みたいときもあるかと思いますが、PDFデータをそのままエクセルに読み込むことはできません。エクセルに対応する形式に、変換する必要があります。
どのように変換すれば良いのか、具体的な方法は以下の記事にてご紹介しておりますので参考にしてください。
エクセルの印刷範囲設定方法
エクセルの印刷範囲の設定には「ページレイアウト」タブの「印刷範囲の設定」を使うのが一般的です。手順は次の通りです。
エクセルの印刷範囲の設定手順
- エクセルで印刷したいスプレッドシートを開く
- エクセルの印刷範囲を設定したいセルやセル範囲を選択
印刷したいデータが含まれているセルをドラッグすることで選択することができます。 - 「ページレイアウト」タブから「印刷範囲」ボタンを選択
- サブメニューの「印刷範囲の設定」を選択
今回は上部の表だけを選択して、エクセルの印刷範囲の設定を行ってみました。
これで、選択したセル範囲が、エクセルの印刷範囲に設定されました。
引用：政府統計「小売物価統計調査」
エクセルの印刷範囲設定の確認
エクセルの印刷範囲の設定がうまくいっているか確認しましょう。
- ファイルメニューから「印刷」を選択（「Ctr」ボタンと「P」ボタンでもOK）
- 印刷設定ダイアログボックスが表示されるので、エクセルの印刷範囲が正しく設定されているか確認
狙い通りに印刷されていればOKです。
今回は表の一部をエクセルの印刷範囲として設定しましたので、印刷プレビューでも、この部分だけがエクセルの印刷範囲として設定されていることがわかります。
エクセルの印刷範囲設定が上手くいかないときは？
以上が基本的なエクセルの印刷範囲の設定方法です。
ですが、エクセルの印刷範囲の設定が上手くいかない場合があります。
そのようなときは、次のような方法を試してみてください。
セル範囲の選択を確認する
印刷したいセル範囲を正確に選択していることを確認してください。
セルやセル範囲の選択が誤っていると、当然ですが印刷が正しく行われません。
印刷プレビューを確認する
印刷プレビューを見ることで、印刷範囲が正しく表示されているか確認できます。
プレビューを使用することで、実際の印刷前に確認できます。
印刷プレビューは、ページレイアウトタブから選択できます。
ページごとのプレビューが表示されるので、必要に応じて調整してください。
ページ設定の確認
ページ設定に不適切な設定があると、印刷が正しく行われないことがあります。
ページレイアウトタブから、余白、印刷の向き、用紙サイズ、などの設定を確認して調整してください。
例えば余白が狭すぎると、エクセルの印刷範囲を設定していても、余白が邪魔してうまく印刷されないことがあります。印刷の向きも、縦と横で印刷範囲が違いますので、狙ったレイアウトになる方を選んでください。
プリンターの設定
プリンター自体の設定に問題がある可能性も考えられます。
プリンターの設定を確認し、必要に応じてアップデートやトラブルシューティングを行ってください。
エクセルの印刷範囲をクリアする
それでもうまくいかない場合は、エクセルの印刷範囲の設定を一度クリアしてみましょう。
エクセルの印刷範囲をクリアしたい場合は、
- ページレイアウトタブの「印刷範囲」メニューから「印刷範囲のクリア」オプションを選択
これで設定を解除できます。
エクセルの印刷範囲の設定を解除できたら、改めてエクセルの印刷範囲を設定してください。
エクセルの再起動
まれにエクセルの処理速度が落ちていることがあります。
そうした場合は、エクセルを再起動してみてください。
あるいは、エクセル以外に立ち上げているアプリケーションを終了させてください。
一時的なソフトウェアの問題が解消されることがあります。
エクセルの印刷範囲の便利機能
エクセルの印刷範囲の設定に慣れてきたら、次のような便利な機能も使ってみましょう。
エクセルの印刷範囲を追加する
離れた位置にある表などを印刷範囲に追加することもできます。手順は次の通りです。
- 追加したい範囲を範囲選択
- ページレイアウトから印刷範囲をクリック
- サブメニューを開き、「印刷範囲に追加」をクリック
なお、この「印刷範囲に追加」は、すでにエクセルの印刷範囲として設定されているセルを選択した状態では表示されません。
また、そもそもエクセルの印刷範囲としてどのセルも選択されていない状態でも表示されません。
もしサブメニューに「印刷範囲に追加」が出てこない場合は、手順を改めて確認してみてください。
一番上の行を各ページに印刷する
大きなデータセットを印刷するときには、複数のページにまたがって印刷しなければならない場合があります。
そうした時に、各ページのヘッダーやフッターに特定の行や列を繰り返し印刷できれば、見やすくて分かりやすい印刷にすることができます。手順は次の通りです。
- 「ページレイアウト」 タブの 「ページ設定」の「印刷タイトル」をクリック
- 「シート」タブの上部にある「印刷タイトル」ボックスに、繰り返し印刷したい行を指定
- 一番上の行を印刷したいので「$1:$1」と入力
印刷プレビューを見てみましょう。
下の図は、印刷プレビューの1ページ目と2ページ目です。
どちらも1番上に、1行目が印刷されていることがわかります。
1ページ目
2ページ目
この設定はいろいろな応用が可能です。
例えば「$1:$2」のように入力すると、上から2行分を繰り返し印刷することができます。
「印刷タイトル」ボックスの「タイトル列」を使えば、「一番左の列を繰り返し印刷する、といったことも可能です。データセットのレイアウトに応じて使ってみてください。
改ページを活用する
エクセルの印刷範囲の設定と同時に使うと便利なのが、改ページの設定です。
印刷時にページを区切る位置を指定できるので、そのままだと1ページに収まる内容をあえて2ページに印刷したりすることができます。エクセルの改ページの設定方法は次の通りです。
- ページレイアウトタブの「改ページプレビュー」ボタンをクリック
スプレッドシートがページごとにどのように分かれて印刷されるかがプレビューされます。
下の図で「1ページ」と表示されているのが1ページ目に印刷される範囲です。
改ページプレビューを行うと、青い太線が表示されます。
これが1ページの印刷範囲を表しています。
あとはここにカーソルを合わせて、自由に改ページの範囲を変えてください。
例えば下の図は、もともと1ページだったものが2ページになるように設定した状態です。
ヘッダーやフッターを設定する
エクセルの印刷範囲と合わせて使うと便利な機能として、他にも 「ページ設定」があります。
設定方法は次の通りです。
「ページレイアウト」タブの右下に小さな矢印ボタンがあります。
これを押すと「ページ設定」ダイアログボックスが開きます。
ここでは、用紙サイズ、余白、印刷方向、ヘッダー・フッターなど、印刷に関連するさまざまな設定を調整できます。
今回はヘッダーとフッターの設定をしてみます。
- 「ページ設定」ダイアログボックスから、「ヘッダー／フッター」タブを選択
- ヘッダー／フッターの設定用のウィンドウが開くので、好きなものを追加
例えば、左側にページ番号、中央に日付、右側にファイル名、といった指定ができます。
特にページ番号は実際に書類を印刷したあとの管理に役立ちますので、ぜひ設定してみてください。
シートを1ページに印刷する
エクセルの印刷範囲の設定と組み合わせて、印刷プレビュー画面の拡大縮小機能を使うこともできます。
| 設定 | 詳細 |
| シートを1ページに印刷する | すべての表が1枚に印刷されます。 |
| すべての列を1ページに印刷 | エクセルが印刷時の幅を自動的に調整してくれます。 縦方向に長いデータセットに有効な機能です。 |
| すべての行を1ページに印刷 | エクセルが印刷時の高さを調整してくれます。 横方向に長いデータセットに有効な機能です。 |
これらの機能を利用することで、エクセルでの印刷範囲の設定と管理がより効率的に行えます。
必要に応じて、スプレッドシートの内容や印刷設定に合わせて活用してみてください。
エクセルで印刷する際に便利な機能としてコメント付きの印刷方法があります。
以下の記事ではエクセルでつけたコメントを消さずに紙に印刷する方法を詳しく解説しておりますので、コメント付きで印刷したい場合は、ぜひ参考にしてみてください。
エクセルの印刷範囲まとめ
この記事ではエクセルの印刷範囲の設定について、基本的な設定方法から、うまくいかないときの対処法や便利機能までご紹介しました。
エクセルの印刷範囲設定には「ページレイアウト」タブの「印刷範囲の設定」を使うのが一般的です。セルやセル範囲を選択し、印刷したいデータが含まれているセルをドラッグすることで選択できるので、エクセルを印刷するときにはまずこのやり方を試してみてください。
また、エクセルの印刷範囲の設定と同時に使うと便利な機能もご紹介しました。
例えばエクセルの改ページの設定は、ページレイアウトタブから、改ページプレビューボタンをクリックすることで、直観的に、ページごとの印刷内容を調整することができます。
このほか「ページ設定」を使えば、ヘッダーやフッターを追加してよりスタイリッシュな書類に仕上げることもできます。
工夫次第でさまざまなレイアウトで印刷ができるのが、エクセルの印刷範囲の設定です。
印刷に失敗すると、時間も用紙も無駄になってしまいます。
デフォルトの設定で印刷する前に、エクセルの印刷範囲の設定を調整してみてください。
